Einrichtung des Parallelrufs
Mit dem Parallelruf (bei Cisco „Erreichbarkeit über eine einzige Telefonnummer“ genannt) verpassen Sie keine Anrufe mehr, wenn Sie nicht am Platz sind: Ruft jemand Ihre Büronummer an, klingelt zusätzlich Ihr Handy oder ein anderes Telefon Ihrer Wahl. Sie nehmen einfach dort ab, wo Sie gerade sind.
Normalerweise klingelt bei einem Anruf auf Ihrer Büronummer nur Ihr Bürotelefon. Mit dem Parallelruf klingelt zusätzlich ein weiteres Telefon – zum Beispiel Ihr Diensthandy. Ihr Bürotelefon klingelt dabei ganz normal mit.
Der Unterschied zur Rufumleitung: Bei einer Rufumleitung klingelt ein anderes Telefon statt Ihres Bürotelefons, beim Parallelruf klingelt das andere Telefon zusätzlich zu Ihrem Bürotelefon. Sie entscheiden spontan, wo Sie abnehmen.
- Eine Nummer für alles: Anrufer wählen wie gewohnt Ihre Büronummer. Ihre Handynummer müssen Sie nicht herausgeben.
- Wer zuerst abnimmt, gewinnt: Nehmen Sie an einem Gerät ab, hört das andere sofort auf zu klingeln.
- Sie bestimmen wann: Über einen Zeitplan legen Sie fest, ob das Handy zum Beispiel nur während Ihrer Arbeitszeit mitklingeln soll.
Wichtig: Die Funktion muss erst freigeschaltet werden
Der Parallelruf ist nicht automatisch für alle Telefone aktiv. Bevor Sie ihn nutzen können, muss das URZ ihn für Ihre Rufnummer freischalten. Ohne Freischaltung fehlt im Benutzer-Portal das Häkchen „Erreichbarkeit über eine einzige Telefonnummer aktivieren“ bzw. die Einstellung hat keine Wirkung.
So beantragen Sie die Freischaltung: Als Ticket: siehe Ticketsystem, telefonisch unter der Durchwahl 1818 (von Extern: 03731 39 1818), per Mail an servicedesk [at] tu-freiberg [dot] de (servicedesk[at]tu-freiberg[dot]de). Bitte geben Sie die Durchwahl Ihres Bürotelefons und Ihre gewünschte externe Nummer an.
Wichtig: eine Freischaltung kann nur erfolgen, wenn Sie ein Telefon als alleiniger Nutzer nutzen (Es steht Ihr Name im Display und kein zusätzlicher Name eines anderen Kollegen).
Das brauchen Sie
- die Freischaltung durch das URZ (siehe Infobox oben)
- einen Computer im Uninetz oder mit VPN-Verbindung zur Einrichtung
- Ihre normalen Anmeldedaten (zentraler Windows-Benutzername und Kennwort
- die Nummer des Telefons, das mitklingeln soll (z. B. Ihr Handy)
Schritt 1: Im Benutzer-Portal anmelden
- Öffnen Sie im Browser die Adresse https://phone.tu-freiberg.de (nur erreichbar aus dem Uninetz oder per VPN)
- Es erscheint das „Benutzer-Portal“. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf „Anmelden“.
Falls nach der Anmeldung das Fenster „PIN zurücksetzen“ erscheint
Dann müssen Sie sich zuerst eine eigene PIN vergeben. Erst danach können Sie im Portal weiterarbeiten.
- Tragen Sie bei „Neue PIN“ eine PIN Ihrer Wahl ein.
- Geben Sie dieselbe PIN bei „PIN überprüfen“ noch einmal ein.
- Klicken Sie auf „PIN ändern“.
So muss die PIN aussehen:
- nur Ziffern (0–9) – keine Buchstaben und keine Sonderzeichen
- mindestens 4 Stellen, z. B. eine vierstellige Zahl Ihrer Wahl
Die PIN wird für verschiedene Dienste der Telefonanlage benötigt, von denen die meisten derzeit noch nicht genutzt werden. Merken Sie sich die PIN trotzdem gut. Ihr Kennwort für die Anmeldung bleibt unverändert.
Schritt 2: Weiteres Telefon hinzufügen
- Nach der Anmeldung sehen Sie die Seite „Meine Telefone“. Oben unter „Unternehmenstelefone“ ist Ihr Bürotelefon aufgeführt – hier müssen Sie nichts ändern.
- Klicken Sie weiter unten im Bereich „Zusätzliche Telefone“ auf die Kachel mit dem Plus-Symbol (⊕).
- Es öffnet sich das Fenster „Neues zusätzliches Telefon hinzufügen“. Tragen Sie bei „Telefonnummer oder URI“ die Nummer ein, die mitklingeln soll – unbedingt im internationalen Format mit +49 und ohne Leerzeichen, z. B. +491711234567.
- Geben Sie bei „Beschreibung“ einen Namen ein, z. B. „Handy“.
- Setzen Sie das Häkchen bei „Erreichbarkeit über eine einzige Telefonnummer aktivieren“. Das ist der Parallelruf.
- Darunter sehen Sie Ihre Büronummer mit einem Häkchen (im Beispielbild unten "5555"). Lassen Sie dieses Häkchen gesetzt – es verknüpft Ihre Handynummer mit Ihrer Bürodurchwahl.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis zu „Umlegung auf Mobiltelefon aktivieren“: Diese Option im selben Fenster wird bei uns derzeit nicht unterstützt. Lassen Sie das Häkchen einfach weg – für den Parallelruf wird es nicht gebraucht.
Fertig! Ab jetzt klingelt Ihr Handy mit, wenn Ihre Büronummer angerufen wird. Machen Sie am besten gleich einen Testanruf, zum Beispiel von einem Kollegen aus.
Zeitplan: Wann soll das Handy mitklingeln?
Ohne Zeitplan klingelt Ihr Handy rund um die Uhr mit – also auch abends und am Wochenende. Wenn Sie das nicht möchten, legen Sie einen Zeitplan an.
- Öffnen Sie auf der Seite „Meine Telefone“ unter „Zusätzliche Telefone“ die Kachel Ihres Handys (Zahnrad-Symbol oben rechts auf der Kachel).
- Klicken Sie unter der Büronummer auf das kleine Kalender-Symbol mit Plus links vor „Zeitplan für diese Zuweisung erstellen“. Wichtig: Nur das Symbol ist anklickbar, nicht der Text.
- Es öffnet sich das Fenster „Neuen Zeitplan hinzufügen“. Geben Sie oben einen Namen ein, z. B. „Arbeitszeit“.
- Wählen Sie eine der beiden Möglichkeiten:
- „Immer klingeln“ – das Handy klingelt zu jeder Zeit mit.
- „Nur zu bestimmten Zeiten klingeln“ – setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Wochentagen und wählen Sie jeweils die Uhrzeit von … bis ….
- Prüfen Sie unten links die Zeitzone. Hier muss „(GMT+1:00) Europe/Berlin“ stehen – nur dann stimmen die Uhrzeiten (Sommer- und Winterzeit werden dabei automatisch berücksichtigt). In der Regel ist diese Zeitzone bereits voreingestellt. Steht dort etwas anderes, z. B. „(GMT) Etc/GMT“, stellen Sie sie um (siehe Hinweis unten).
- Klicken Sie auf „Speichern“ und anschließend im Fenster des zusätzlichen Telefons noch einmal auf „Speichern“.
Beispiel (Bild 4): Montag bis Freitag von 7:00 bis 15:45 Uhr. Ruft jemand außerhalb dieser Zeiten an, klingelt nur Ihr Bürotelefon.
Hinweis – Zeitzone umstellen: Klicken Sie in das Feld „Zeitzone“, löschen Sie den Inhalt und tippen Sie Berlin ein. Wählen Sie dann den vorgeschlagenen Eintrag „(GMT+1:00) Europe/Berlin“ aus.
Klingelverzögerung und weitere Zeiteinstellungen
Über den Link „Erweitertes Anruf-Zeitschema“ (unten links im Fenster des zusätzlichen Telefons) können Sie das Verhalten genauer einstellen. Für die meisten Nutzer passen die Standardwerte – ändern Sie hier nur etwas, wenn es im Alltag hakt.
Verzögerung bis das Handy klingelt
„Wenn mein Geschäftsanschluss gewählt wird, … Sekunden warten, bevor dieses Telefon klingelt.“
Legt fest, wie lange zunächst nur Ihr Bürotelefon klingelt, bevor das Handy dazukommt. Voreingestellt sind 4 Sekunden.
- Kürzer (z. B. 0 Sekunden): Das Handy klingelt so früh wie möglich mit. Gut, wenn Sie oft unterwegs sind.
- Länger (z. B. 6 Sekunden): Sie haben am Platz zuerst die Chance abzunehmen – das Handy klingelt nur, wenn Sie nicht schnell genug am Bürotelefon sind.
Hinweis: Auch bei 0 Sekunden dauert es technisch bedingt einige Sekunden, bis das Handy tatsächlich klingelt.
Schutz vor der Handy-Mailbox
Gut zu wissen: Die Telefonanlage kann technisch nicht unterscheiden, ob Sie am Handy abgenommen haben oder Ihre Handy-Mailbox. Für die Anlage ist beides „Gespräch angenommen“ – das Bürotelefon hört dann auf zu klingeln, und der Anrufer landet womöglich auf Ihrer Handy-Mailbox.
Unter „Direkte Weiterleitung dieses Anrufs an die Voicemail dieses Telefons verhindern, durch:“ können Sie festlegen, wie die Anlage trotzdem versucht, eine Mailbox zu erkennen:
- „eine Verzögerung von … Sekunden“ (voreingestellt, 1,5 Sekunden): Wird der Anruf auf dem Handy innerhalb dieser ersten 1,5 Sekunden angenommen (typisch für eine Mailbox), bricht die Anlage den Anruf zum Handy ab – Ihr Bürotelefon klingelt einfach weiter. Für die meisten passt diese Einstellung.
- „eine Aufforderung zu Bestätigung, um verbunden zu werden“: Wenn Sie am Handy abnehmen, werden Sie aufgefordert, eine Taste zu drücken, bevor das Gespräch durchgestellt wird. Das ist am zuverlässigsten, erfordert aber einen Handgriff mehr.
Wie lange das Handy klingelt
„Dieses Telefons nur … Sekunden klingeln lassen, damit der Anruf nicht an die Voicemail weitergeleitet wird.“
Nach dieser Zeit hört das Handy auf zu klingeln (voreingestellt: 19 Sekunden). Das Bürotelefon klingelt weiter. Das ist wichtig, damit nicht die Mailbox Ihres Handys den Anruf annimmt – sonst spricht der Anrufer dort auf Band, und Ihr Bürotelefon hört auf zu klingeln.
- Landen Anrufer trotzdem auf Ihrer Handy-Mailbox? Dann stellen Sie hier einen kleineren Wert ein.
- Wenn Sie keine solche Mailbox auf Ihrem Handy eingerichtet haben, können Sie den Wert auch höher einstellen. Dann haben Sie am Handy mehr Zeit, ran zu gehen.
Klicken Sie nach Änderungen auf „Speichern“.
Parallelruf vorübergehend ausschalten
Im Urlaub oder bei Krankheit möchten Sie sicher keine Dienstanrufe auf dem Handy. So schalten Sie den Parallelruf ab, ohne die Einstellungen zu verlieren:
- Melden Sie sich im Benutzer-Portal an.
- Öffnen Sie auf der Seite „Meine Telefone“ unter „Zusätzliche Telefone“ die Kachel Ihres Handys (Zahnrad-Symbol).
- Entfernen Sie das Häkchen bei „Erreichbarkeit über eine einzige Telefonnummer aktivieren“ und klicken Sie auf „Speichern“.
Nach Ihrer Rückkehr setzen Sie das Häkchen einfach wieder. Nummer, Zeitplan und Zeiteinstellungen bleiben erhalten.
Bequemer: Taste „Mobilität“ am Bürotelefon
Wenn Sie den Parallelruf häufig ein- und ausschalten möchten, kann Ihnen die IT auf Wunsch eine Taste „Mobilität“ auf Ihr Bürotelefon legen. Damit schalten Sie den Parallelruf direkt am Telefon ein oder aus – ohne Anmeldung im Benutzer-Portal.
- Bitte beachten: Die Taste ersetzt eine Ihrer Kurzwahltasten. Überlegen Sie vorher, auf welche Kurzwahl Sie verzichten können.
- Haben Sie den Parallelruf über die Taste ausgeschaltet, schaltet ihn auch Ihr Zeitplan nicht wieder ein. Er bleibt aus, bis Sie ihn über die Taste wieder einschalten.
Die Taste beantragen Sie wie die Freischaltung beim URZ.
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Welche Nummer sieht der Anrufer?
Der Anrufer sieht auf seinem Display immer nur Ihre Büronummer – auch wenn Sie am Handy abnehmen. Ihre Handynummer wird ihm nicht angezeigt, und er merkt nicht, auf welchem Gerät Sie das Gespräch annehmen.
Was sehen Kollegen, wenn ich sie vom Handy aus anrufe?
Rufen Sie mit dem eingetragenen Handy eine Nummer innerhalb der TUBAF an – zum Beispiel bei einen Rückruf –, wird dort ebenfalls Ihre Büronummer angezeigt und nicht Ihre Handynummer. Das gilt nur für Anrufe zur TUBAF; bei Anrufen außerhalb der TUBAF sieht der Angerufene weiterhin Ihre Handynummer.
Wichtig, damit dies funktioniert ist, dass Sie Ihre Handynummer im internationalen Format, beginnend mit +49, ohne die führende Null und ohne Leerzeichen oder sonstige Zeichen (z.B. Schrägstriche, Klammern, Bindestriche usw.) einspeichern (z.B. +491712345678).
Kann ich mehrere Telefone mitklingeln lassen?
Ja, Sie können mehrere zusätzliche Telefone eintragen und bei jedem einzeln festlegen, ob und wann es mitklingeln soll.
Legen Sie dazu im Benutzerportal im Bereich "Zusätzliche Telefone" über das Symbol mit dem Plus (⊕) ein weiteres Gerät an.
Mein Handy klingelt gar nicht mit.
Prüfen Sie, ob das Häkchen „Erreichbarkeit über eine einzige Telefonnummer aktivieren“ gesetzt ist, ob die Nummer richtig eingetragen ist (mit +49) und ob Sie sich innerhalb Ihres Zeitplans befinden.
Prüfen Sie außerdem, ob Sie eine Rufumleitung auf Ihrem Bürotelefon gesetzt haben. Die Rufumleitung verhindert, dass Ihr Bürotelefon klingelt. Somit kann Ihr Handy auch nicht parallel zum Bürotelefon mitklingeln.
Hilft das nicht, ist die Funktion eventuell noch nicht freigeschaltet – wenden Sie sich ans URZ (per Ticket), per Mail an servicedesk [at] tu-freiberg [dot] de (servicedesk[at]tu-freiberg[dot]de), oder telefonisch über die Durchwahl 1818 (von Extern: 03731 39 1818).
Anrufer landen auf meiner Handy-Mailbox.
Erhöhen Sie unter „Erweitertes Anruf-Zeitschema“ den Wert bei „eine Verzögerung von … Sekunden“ etwas (z. B. von 1,5 auf 3 Sekunden), damit die Anlage die Mailbox als solche erkennt. Zuverlässiger ist die Option „Aufforderung zu Bestätigung“ (siehe oben). Nur wenn Ihre Handy-Mailbox erst nach längerem Klingeln anspringt, hilft es zusätzlich, die Klingeldauer von 19 Sekunden zu verkürzen.
Ich kann mein Telefon nicht hinzufügen. Es erscheint: "Es konnte kein zusätzliches Telefon hinzugefügt werden, weil der Verwalter die eigenständige Bereitstellung nicht aktiviert hat."
Wenn beim Versuch, ein zusätzliches Telefon hinzuzufügen die folgende Fehlermeldung erscheint, dann ist Ihr Account noch nicht freigeschaltet.
Es konnte kein zusätzliches Telefon hinzugefügt werden, weil der Verwalter die eigenständige Bereitstellung nicht aktiviert hat.
Bitte wenden Sie sich dazu ans URZ (per Ticket), per Mail an servicedesk [at] tu-freiberg [dot] de (servicedesk[at]tu-freiberg[dot]de), oder telefonisch über die Durchwahl 1818 (von Extern: 03731 39 1818).
Geben Sie dabei bitte unbedingt die Durchwahl Ihres Bürotelefons an.
Bei Fragen oder Problemen eröffnen Sie ein Ticket (siehe Ticketsystem), oder rufen unter der Durchwahl 1818 (von Extern: 03731 39 1818) an, oder senden eine Mail an servicedesk [at] tu-freiberg [dot] de (servicedesk[at]tu-freiberg[dot]de).
Bitte geben Sie die Durchwahl Ihres Bürotelefons an, bzw. wie Sie ansonsten für Rückfragen erreichbar sind.
