Prozesssteckbrief
Die Erfassung aller Prozesse der TUBAF beginnt mit der Erstellung bzw. Aktualisierung des Prozesssteckbriefs.
Sofern bereits ein Steckbrief aus einer früheren Prozesserfassung vorliegt, prüfen Sie bitte die Inhalte des Steckbriefs auf Korrektheit und Aktualität unter Berücksichtigung der nachfolgenden Hinweise.
Es ist eine einheitliche Prozessbezeichnung nach dem Schema „Objekt + Tätigkeit“ zu wählen, die schnell den Prozessinhalt verdeutlicht und das Ergebnis des Prozesses beschreibt.
Beispiele:
- „Mitarbeiter einstellen“,
- „Dienstreise genehmigen“,
- „Eingangsrechnung begleichen“.
Die folgenden Attribute (Prozessinformationen) sollten unabhängig von der Zielsetzung immer ausgefüllt werden:
- Beschreibung,
- Verantwortliche Organisationseinheit (zuständige übergeordnete Abteilung),
- Verwendete IT-Anwendungen/-Dienste/-Tools.
Optional kann zusätzlich das Attribut Verantwortliche Stelle (z. B. Mitarbeiter/in Zulassungsbüro) sowie das Attribut Konkrete Rechtsgrundlage durch eine Verknüpfung mit vorhandenen Prozesskontexten aus den Kategorien Organisationseinheiten und Stellen bzw. Rechtsgrundlagen befüllt werden.
Hinweise zum Attribut Beschreibung:
- Sofern die Beschreibung aus einer Auflistung der Teilschritte eines Prozesses besteht, sollte diese nach der Modellierung der Teilschritte im Prozessmodell durch einen beschreibenden Text ersetzt werden.
- Ggf. in der Beschreibung angegebene Rechtsgrundlagen sollten nach Möglichkeit über das Attribut Konkrete Rechtsgrundlage mit einem Prozesskontext verknüpft und aus der textuellen Beschreibung entfernt werden.
Erst nach Anlegen des Prozesssteckbriefs erfolgt die Modellierung des BPMN-Prozesses unter Berücksichtigung der geltenden Modellierungskonventionen.
Prozessstatus
Zur eindeutigen Festlegung des aktuellen Zustands eines Prozesses wird in der Prozessplattform der Status gepflegt. Hierbei stehen fünf verschiedene Status zur Verfügung.
importiert
Ein Prozess wird auf den Status „importiert“ gesetzt, wenn er aus einer externen Quelle (z. B. Prozessnetzwerk, Excel-Liste mit Prozess-Steckbriefen, PicJSON-Datei, BPMN-XML-Datei) in die Prozessplattform übertragen wurde.
in Bearbeitung
Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) befindet sich „in Bearbeitung“ wenn der Steckbrief oder das Detailmodell begonnen wurde, die Bearbeitung aber noch nicht abgeschlossen ist.
modelliert
Die Bearbeitung von Steckbrief und Modell ist abgeschlossen und das Modell entspricht den geltenden Modellierungsregeln und -konventionen. Die „Syntaxprüfung - BPMN 2.0" wurde über den Menüpunkt „Analyse" im Bearbeitungsmodus ohne Fehler durchgeführt.
freigegeben
Der Prozess wurde (nach Übergabe per Freigabelink durch den Prozessmodellierer) formal durch die Projektkoordinatorin ISMS/DMS und im Anschluss fachlich durch den Prozessverantwortlichen geprüft und zur Nutzung freigegeben. Sofern der Prozess durch den Prozessverantwortlichen modelliert wurde, sollte die Abteilungsleitung in die fachliche Freigabe einbezogen werden.
ungültig
Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) ist als nicht (mehr) gültig oder nicht benötigt eingestuft worden.
Ein Element erhält den Status „ungültig“, wenn der Steckbrief bzw. das Modell ungültig geworden ist, der alte Stand aber zu Dokumentationszwecken weiterhin in der Prozessplattform vorgehalten werden soll. Dies kann z. B. vorkommen, wenn der Prozessablauf optimiert wurde und nun der überarbeitete Prozess „gelebt“ werden soll.
Prozessfreigabe
Die Freigabe von Prozessmodellen erfolgt unter Berücksichtigung der auf dieser Seite angegebenen Statusdefinitionen nach dem folgenden Schema:
