Prozesssteckbrief, Prozessfreigabe

Modellierungsnotation

Alle Prozesse werden mit PICTURE-BPMN modelliert und als BPMN-Prozess angelegt, nicht als Classic-Prozess.

Modellierungsrichtung

Die Modellierung erfolgt stets von oben nach unten. Sowohl Prozesspools und Schwimmbahnen, als auch Abfolgen von Prozessschritten bzw. Bausteinen werden von oben nach unten modelliert, sodass Sequenzflüsse von oben in einen Baustein hineinführen und von unten heraus in den nächsten Baustein.

Ausnahme: Beim direkten Informationsübergang zwischen benachbarten Schwimmbahnen/Organisationseinheiten können unmittelbar aufeinanderfolgende Bausteine auf gleicher Höhe platziert werden.

Bausteine werden so platziert, dass sich Entscheidungspfade nur im Ausnahmefall kreuzen.

Modellierungsebenen

In den Schwimmbahnen wird nur die Abteilung, Unterabteilung und Stelle abgebildet. Übergeordnete Ebenen entfallen aus Gründen der Übersichtlichkeit.

Die korrekte Bezeichnung der jeweiligen Schwimmbahn wird über eine Verknüpfung zu den Kontextelementen "Organisationseinheit" oder "Stelle" hergestellt (keine händische Eingabe!).

Der Prozesspool wird händisch mit der Bezeichnung des Prozesses versehen.

Ereignisse

Start-, Zwischen- und Endereignisse erhalten eine eindeutige Bezeichnung, die benennt, wie ein Prozess beginnt, unterbrochen oder beendet wird. Bei Bedarf kann das Ereignis über das Attribut "Ereignistyp" konkreter visualisiert werden.

Abstand der Bausteine

Bausteine werden so platziert, dass die Abstände zwischen aufeinanderfolgenden/benachbarten Bausteinen möglichst gering sind, um ein übersichtliches Modell zu gewährleisten.

Bausteine einer Schwimmbahn sollten vertikal zentriert und mit gleichen Abständen zwischen aufeinanderfolgenden Bausteinen (vertikal verteilt) angeordnet werden.

Bausteine werden so platziert, dass sich Entscheidungspfade nur im Ausnahmefall kreuzen.

Bezeichnung von Bausteinen

Bausteine erhalten (wie auch Prozesse) eine einheitliche und kurze Bezeichnung nach dem Schema "Objekt + Tätigkeit". Weiterführende Informationen können bei Bedarf im Baustein-Attribut "Beschreibung" hinterlegt werden.

Farbe und Größe von Bausteinen

Prozessbausteine werden in initialer Größe und Farbgebung (hellblau) verwendet. 

Zusammenführung von Gateways

Gateways werden mit dem entsprechenden (meist gleichen) Gateway wieder zusammengeführt. Es darf nie mehr als ein Sequenzfluss in einen Baustein hinein- oder aus einem Baustein herausführen.

Datenobjekte (Dokumente/Vorlagen)

An allen Bausteinen werden Dokumente/Vorlagen, die zur Erledigung dieses Arbeitsschritts verwendet werden, über das Baustein-Attribut "Verwendete Dokumente" (bzw. "Ausgangsdokumente", "registrierte Dokumente" o.ä.) verknüpft.

Bei der erstmaligen Verwendung von Dokumenten bzw. Dokumentvorlagen in einem bestimmten Prozess werden diese am Baustein durch ein eingehendes Datenobjekt dargestellt. Die Pfeilrichtung zeigt immer zum Baustein, es sei denn, bei der Bearbeitung des Bausteins entsteht eine neue Vorlage.

Über das Büroklammersymbol am Datenobjekt (alternativ Attribut "Link zum Dokument") wird dieses mit einem vorhandenen Prozesskontext aus der Kategorie "Dokumente" verknüpft oder ein neuer Kontext mit einer eindeutigen Bezeichnung entsprechend des Dokumenten- bzw. Vorlagentitels angelegt.

Nur, wenn es für das Prozessverständnis unabdingbar ist, wird das gleiche Datenobjekt im Modell mehrfach visualisiert.

Datenspeicher (IT-Anwendungen/-Dienste/-Tools)

An allen Bausteinen werden IT-Anwendungen, die zur Erledigung dieses Arbeitsschritts verwendet werden, über das Baustein-Attribut "Verwendete IT-Anwendungen/-Dienste/-Tools" verknüpft.

Bei der erstmaligen Verwendung einer IT-Anwendung in einem bestimmten Prozess wird diese am Baustein durch einen Datenspeicher modelliert. Die Pfeilrichtung zeigt zum Datenspeicher, wenn Daten in die IT-Anwendung übertragen bzw. importiert werden. Die Pfeilrichtung zeigt zum Baustein, wenn Daten aus der IT-Anwendung abgerufen bzw. exportiert werden.

Über das Büroklammersymbol am Datenspeicher (alternativ Attribut "Link zur Hardware/Software") wird dieser mit einem vorhandenen Prozesskontext aus der Kategorie "Software" verknüpft oder ein neuer Kontext mit einer eindeutigen Bezeichnung angelegt.

Nur, wenn es für das Prozessverständnis unabdingbar ist, wird der gleiche Datenspeicher im Modell mehrfach visualisiert.

Teilprozesse

Teilprozesse sollten im Bedarsfall verwendet werden, um komplexe Prozesse übersichtlicher zu gestalten:

• Zugeklappte Teilprozesse: Anlegen und Verlinken von Teilprozessen/Subdiagrammen innerhalb des aktuellen Prozesses/Prozessregistereintrags.
• Aufruf-Elemente: Verlinken von Teilprozessen/(Sub)diagrammen aus anderen Prozessen/Prozessregistereinträgen, wenn im vorliegenden Prozess auf das Ergebnis dieses Teilprozesses gewartet werden muss (bspw. aufgrund von dezernatsübergreifenden Prozessen).

Geschlossene Pools

Geschlossene Pools werden bei Bedarf zur Darstellung von vor- bzw. nachgelagerten Prozessen, die mit dem modellierten Prozess in Beziehung stehen und Nachrichten austauschen, oder zur Darstellung externer Beteiligter am Prozess verwendet. Innerhalb eines geschlossenen Pools gibt es keine weiteren Elemente. Sein genauer Inhalt wird nicht dargestellt.

Externe Beteiligte sollten nach Möglichkeit über einen entsprechenden Prozesskontext mit dem geschlossenen Pool verlinkt werden.