Anlegen von Prozessen

Die Erfassung von Prozessen in der PICTURE-Prozessplattform beginnt mit der Erstellung des Prozesssteckbriefs.

Prozesssteckbrief, Prozessfreigabe

Bezeichnung von Prozessen

Es ist eine einheitliche Prozessbezeichnung nach dem Schema „Objekt + Tätigkeit“ zu wählen, die schnell den Prozessinhalt verdeutlicht.

Beispiele:

  • „Mitarbeiter einstellen“
  • „Dienstreise genehmigen“
  • „Eingangsrechnung begleichen“

Unspezifische Tätigkeitswörter, wie z. B. „durchführen“ oder „bearbeiten“, sind zu vermeiden.

Die Bezeichnung des jeweiligen Prozesspools entspricht der Bezeichnung des Prozesses.

Abkürzungen

Bei der Prozessmodellierung werden Abkürzungen nur in Ausnahmefällen verwendet.

Icon BPMN-Prozess ist erlaubt. Icon Classic-Prozess ist nicht erlaubt.
Modellierungsnotation

Alle Prozesse werden mit PICTURE-BPMN modelliert und als BPMN-Prozess angelegt, nicht als Classic-Prozess.

Vertikaler Prozesspool ist Konvention. Horizontale Modellierung von Pools oder Bausteinen ist nicht erlaubt..
Modellierungsrichtung

Die Modellierung erfolgt stets von oben nach unten.

Sowohl Prozesspools und Schwimmbahnen, als auch Abfolgen von Prozessschritten bzw. Bausteinen werden von oben nach unten modelliert, sodass Sequenzflüsse von oben in einen Baustein hineinführen und von unten heraus in den nächsten Baustein.

Bausteine werden so platziert, dass sich Entscheidungspfade nur im Ausnahmefall kreuzen.

Abteilung und Unterabteilung in einer Schwimmbahn mit grünem Haken. Mehrere Unterabteilungen mit rotem Kreuz.
Modellierungsebenen

Der Prozesspool wird händisch mit der Bezeichnung des Prozesses versehen.

In den Schwimmbahnen wird die Abteilung, ggf. Unterabteilung und Stelle abgebildet (Maximal drei Ebenen innerhalb einer Schwimmbahn). Zusätzliche (übergeordnete) Ebenen entfallen aus Gründen der Übersichtlichkeit.

Die korrekte Bezeichnung der jeweiligen Schwimmbahn wird über eine Verknüpfung zu den Kontextelementen "Organisationseinheit" oder "Stelle" hergestellt (keine händische Eingabe!).

Zwischen der obersten angegebenen Organisationseinheit und der durchführenden Stelle werden die Organisationseinheiten lückenlos als Schwimmbahnen hinterlegt.

 

Ereignisse mit und ohne Beschriftung.
Ereignisse

Start-, Zwischen- und Endereignisse erhalten eine eindeutige Bezeichnung, die benennt, wie ein Prozess beginnt, unterbrochen oder beendet wird. Bei Bedarf kann das Ereignis über das Attribut "Ereignistyp" konkreter visualisiert werden.

Zwei Bausteine mit Beschriftung "Objekt + Tätigkeit" mit grünem Haken und ein Baustein mit langer Beschreibung und rotem Kreuz.
Bezeichnung von Bausteinen

Bausteine erhalten (wie auch Prozesse) eine einheitliche und kurze Bezeichnung nach dem Schema "Objekt + Tätigkeit". Weiterführende Informationen, wie z. B. der Übermittlungsweg eines Dokuments (Hauspost, E-Mail, ...), können bei Bedarf im Baustein-Attribut "Beschreibung" hinterlegt werden.

In der Bezeichnung von Bausteinen wird das konkrete Verwaltungsobjekt durch eine allgemeingültige Bezeichnung benannt, z. B.

  • "Erstattungsantrag entgegennehmen" anstelle von "Dokument entgegennehmen",
  • "Erstattungsantrag entgegennehmen" anstelle von "Antrag_zur_Erstattung_v01.pdf entgegennehmen".

Zur Erstellung von Dokumenten verwendete Vorlagen werden nicht in der Bausteinbezeichnung erwähnt, sondern können ggf. über das Attribut "Verwendete Dokumente" oder ein Datenobjekt (siehe unten) verlinkt werden.

BausteineAnordnung
Abstand von Bausteinen

Bausteine werden so platziert, dass die Abstände zwischen aufeinanderfolgenden/benachbarten Bausteinen möglichst gering sind, um ein übersichtliches Modell zu gewährleisten.

Bausteine einer Schwimmbahn sollten vertikal zentriert und mit gleichen Abständen zwischen aufeinanderfolgenden Bausteinen (vertikal verteilt) angeordnet werden.

Bausteine werden so platziert, dass sich Entscheidungspfade nur im Ausnahmefall kreuzen.

Normale Bausteine und ein Baustein mit anderer Farbe und Größe.
Farbe und Größe von Bausteinen

Prozessbausteine werden in initialer Größe und Farbgebung (hellblau) verwendet. 

Verzweigung und Zusammenführung über paralleles Gateway.
Zusammenführung von Gateways

Gateways werden mit dem entsprechenden (meist gleichen) Gateway wieder zusammengeführt. Es darf nie mehr als ein Sequenzfluss in einen Baustein hinein- oder aus einem Baustein herausführen.

Ein Picture-Diagramm. Datenobjekte einmalig verwenden und einen Link im Attribut hinterlegen.
Datenobjekte (Dokumente/Vorlagen)

An allen Bausteinen werden Dokumente/Vorlagen, die zur Erledigung dieses Arbeitsschritts verwendet werden oder die in diesem Arbeitsschritt entstehen, über das Baustein-Attribut "Verwendete Dokumente" verknüpft.

Bei der erstmaligen Verwendung von Dokumenten bzw. Dokumentvorlagen in einem bestimmten Prozess werden diese am Baustein durch ein eingehendes Datenobjekt dargestellt. Die Pfeilrichtung zeigt immer zum Baustein, es sei denn, bei der Bearbeitung des Bausteins entsteht ein neues Dokument oder eine neue Vorlage.

Über das Büroklammersymbol am Datenobjekt (alternativ Attribut "Link zum Dokument") wird dieses mit einem vorhandenen Prozesskontext aus der Kategorie "Dokumente" verknüpft oder ein neuer Kontext mit einer eindeutigen Bezeichnung entsprechend des Dokumenten- bzw. Vorlagentitels angelegt. Sofern es sich um eine Vorlage handelt, ist die Bezeichnung des (neuen) Kontextelements wie folgt zu wählen: "Vorlage: Dokumententitel".

Nur, wenn es für das Prozessverständnis unabdingbar ist, wird das gleiche Datenobjekt im Modell mehrfach visualisiert.

 

 

Datenübernahme und -übergabe nach HIS
Datenspeicher (IT-Anwendungen/-Dienste/-Tools)

An allen Bausteinen werden IT-Anwendungen, die zur Erledigung dieses Arbeitsschritts verwendet werden, über das Baustein-Attribut "Verwendete IT-Anwendungen/-Dienste/-Tools" verknüpft.

Bei der erstmaligen Verwendung einer IT-Anwendung in einem bestimmten Prozess wird diese am Baustein durch einen Datenspeicher modelliert. Die Pfeilrichtung zeigt zum Datenspeicher, wenn Daten in die IT-Anwendung übertragen bzw. importiert oder Dokumente in der IT-Anwendung bearbeitet werden. Die Pfeilrichtung zeigt zum Baustein, wenn Daten aus der IT-Anwendung abgerufen bzw. exportiert werden.

Über das Büroklammersymbol am Datenspeicher (alternativ Attribut "Link zur Hardware/Software") wird dieser mit einem vorhandenen Prozesskontext aus der Kategorie "Software" verknüpft oder ein neuer Kontext mit einer eindeutigen Bezeichnung angelegt.

Nur, wenn es für das Prozessverständnis unabdingbar ist, wird der gleiche Datenspeicher im Modell mehrfach visualisiert.

 

 

Zugeklappter Teilprozess und Aufruf-Element
Teilprozesse

Teilprozesse sollten im Bedarsfall verwendet werden, um komplexe Prozesse übersichtlicher zu gestalten:

  • Zugeklappte Teilprozesse: Anlegen und Verlinken von Teilprozessen/Subdiagrammen innerhalb des aktuellen Prozesses/Prozessregistereintrags.
  • Aufruf-Elemente: Verlinken von Teilprozessen/(Sub)diagrammen aus anderen Prozessen/Prozessregistereinträgen, wenn im vorliegenden Prozess auf das Ergebnis dieses Teilprozesses gewartet werden muss (bspw. aufgrund von dezernatsübergreifenden Prozessen).
Ein geschlossener Pool stellt einen externen Gutachter dar.
Geschlossene Pools

Geschlossene Pools werden bei Bedarf zur Darstellung von vor- bzw. nachgelagerten Prozessen, die mit dem modellierten Prozess in Beziehung stehen und Nachrichten austauschen, oder zur Darstellung externer Beteiligter am Prozess verwendet. Innerhalb eines geschlossenen Pools gibt es keine weiteren Elemente. Sein genauer Inhalt wird nicht dargestellt.

Externe Beteiligte sollten nach Möglichkeit über einen entsprechenden Prozesskontext mit dem geschlossenen Pool verlinkt werden.