Modellierungsnotation

Alle Prozesse werden mit PICTURE-BPMN modelliert und als BPMN-Prozess angelegt, nicht als Classic-Prozess.

Modellierungsrichtung

Die Modellierung erfolgt stets von oben nach unten. Sowohl Prozesspools und Schwimmbahnen, als auch Abfolgen von Prozessschritten bzw. Bausteinen werden von oben nach unten modelliert, sodass Sequenzflüsse von oben in einen Baustein hineinführen und von unten heraus in den nächsten Baustein.

Ausnahme: Beim direkten Informationsübergang zwischen benachbarten Schwimmbahnen/Organisationseinheiten können unmittelbar aufeinanderfolgende Bausteine auf gleicher Höhe platziert werden.

Bausteine werden so platziert, dass sich Entscheidungspfade nur im Ausnahmefall kreuzen.

Modellierungsebenen

In den Schwimmbahnen wird nur die Abteilung, Unterabteilung und Stelle abgebildet. Übergeordnete Ebenen entfallen aus Gründen der Übersichtlichkeit.

Ereignisse

Start-, Zwischen- und Endereignisse erhalten eine eindeutige Bezeichnung, die benennt, wie ein Prozess beginnt, unterbrochen oder beendet wird. Bei Bedarf kann das Ereignis über das Attribut "Ereignistyp" konkreter visualisiert werden.

Abstand der Bausteine

Bausteine werden so platziert, dass die Abstände zwischen aufeinanderfolgenden/benachbarten Bausteinen möglichst gering sind, um ein übersichtliches Modell zu gewährleisten.

Bausteine einer Schwimmbahn sollten vertikal zentriert und mit gleichen Abständen zwischen aufeinanderfolgenden Bausteinen (vertikal verteilt) angeordnet werden.

Bausteine werden so platziert, dass sich Entscheidungspfade nur im Ausnahmefall kreuzen.

Bezeichnung von Bausteinen

Bausteine erhalten (wie auch Prozesse) eine einheitliche und kurze Bezeichnung nach dem Schema "Objekt + Tätigkeit". Weiterführende Informationen können bei Bedarf im Baustein-Attribut "Beschreibung" hinterlegt werden.

Farbe und Größe von Bausteinen

Prozessbausteine werden in initialer Größe und Farbgebung (hellblau) verwendet. 

Zusammenführung von Gateways

Gateways werden mit dem entsprechenden (meist gleichen) Gateway wieder zusammengeführt. Es darf nie mehr als ein Sequenzfluss in einen Baustein hinein- oder aus einem Baustein herausführen.

Datenobjekte

Bei der ersten Verwendung von Dokumenten bzw. Dokumentvorlagen im Prozess werden diese durch ein eingehendes Datenobjekt gekennzeichnet. Die Pfeilrichtung zeigt immer zum Baustein, es sei denn, bei der Bearbeitung des Bausteins entsteht eine neue Vorlage.

Das Datenobjekt erhält eine eindeutige Bezeichnung. Die eindeutige Bezeichnung des Dokuments wird in der Bezeichnung der folgenden Prozessbausteinen verwendet, um eindeutig zu beschreiben, wenn dieses Dokument wiederverwendet wird. Über das Datenobjekt-Attribut "Link zum Dokument" wird mit einem vorhandenen Prozesskontext aus der Kategorie "Dokumente" verlinkt oder dieser neu angelegt.

Nur, wenn es für das Prozessverständnis unabdingbar ist, wird das gleiche Datenobjekt/Dokument im Modell mehrfach visualisiert.

Datenspeicher

IT-Anwendungen werden an allen Bausteinen, in denen sie verwendet werden, durch einen Datenspeicher gekennzeichnet. Der Datenspeicher wird eindeutig benannt und über das Attribut "Link zur Hardware / Software" mit einem vorhandenen Prozesskontext aus der Kategorie "Software" verlinkt oder dieser neu angelegt.

Die Pfeilrichtung zeigt zum Datenspeicher, wenn Daten in die IT-Anwendung übertragen bzw. importiert werden.

Die Pfeilrichtung zeigt zum Baustein, wenn Daten aus der IT-Anwendung abgerufen bzw. exportiert werden.

Teilprozesse

Teilprozesse sollten im Bedarsfall verwendet werden, um komplexe Prozesse übersichtlicher zu gestalten:

• Zugeklappte Teilprozesse: Anlegen und Verlinken von Teilprozessen/Subdiagrammen innerhalb des aktuellen Prozesses/Prozessregistereintrags.
• Aufruf-Elemente: Verlinken von Teilprozessen/(Sub)diagrammen aus anderen Prozessen/Prozessregistereinträgen, wenn im vorliegenden Prozess auf das Ergebnis dieses Teilprozesses gewartet werden muss (bspw. aufgrund von dezernatsübergreifenden Prozessen).

Geschlossene Pools

Geschlossene Pools werden bei Bedarf zur Darstellung von vor- bzw. nachgelagerten Prozessen, deren genauer Ablauf ggf. nicht bekannt oder für den betrachteten Prozess nicht relevant ist, oder zur Darstellung externer Beteiligter am Prozess verwendet.