Bewertung von Archivgut
Die nachstehende Übersicht soll bei der Vorbereitung von Schriftgutübergaben an das Archiv helfen und eine Vorstellung geben, welche Art von Schriftgut in welchem Umfang vom Universitätsarchiv aufbewahrt wird.
Bei Fragen wenden Sie sich gern an die Archivmitarbeiter:innen.
1. Institution
1.1 Organisationsstruktur | |
| Personalverzeichnisse | Vollarchivierung |
| Vorlesungsverzeichnisse | Vollarchivierung |
| Organisations- und Geschäftsverteilungspläne, obere und mittlere Ebene | Vollarchivierung |
| Organisations- und Geschäftsverteilungspläne, untere Ebene | Auswahlarchivierung |
| Aktenpläne, obere und mittlere Ebene | Vollarchivierung |
| Aktenpläne, untere Ebene | Auswahlarchivierung |
| Beiträge zur Hochschulgesetzgebung | Vollarchivierung |
| Hochschulverfassung | Vollarchivierung |
| Satzung | Vollarchivierung |
1.2 Gremien | |
| Protokolle des Rektorats bzw. Präsidialkollegiums | Vollarchivierung |
| Senatsprotokolle | Vollarchivierung |
| Protokolle Aufsichtsgremien (z. B. Hochschulrat) | Vollarchivierung |
| Verwaltungsratprotokolle | Vollarchivierung |
| Protokolle des Fakultätsrats und anderer Gremien der Fakultät | Vollarchivierung |
| Protokolle des Allgemeinen Studierendenausschusses (AStA) | Vollarchivierung |
| Protokolle des Studierendenparlaments | Vollarchivierung |
| Fachschaftsprotokolle | Vollarchivierung |
| Protokolle von Kommissionen des Senats oder der Fakultäten | Auswahlarchivierung |
1.3 Planung und Strategie | |
| Ausbauplanung, Strategie- und Profilbildung | Auswahlarchivierung |
| Leitbilddiskussion | Auswahlarchivierung |
| Kapazitätswesen | Auswahlarchivierung |
| Zielvereinbarungen mit Ministerien | Auswahlarchivierung |
1.4 Hochschulangehörige | |
| Professoren, Personalhauptakten | Vollarchivierung |
| Professoren, Personalnebenakten | Auswahlarchivierung |
| Professoren, Berufungsakten | Vollarchivierung |
| Professoren, Dekanatsakten zur Person | Vollarchivierung |
| Sonstige Lehrende aller Art, Personalakten | Vollarchivierung |
| Sonstiges wissenschaftliches Personal unterhalb der Professorenebene, Personalakten | Vollarchivierung |
| Inhaber herausgehobenster Verwaltungspositionen, Personalakten | Vollarchivierung |
| Mitarbeiter von Verwaltung, Technik, Bibliotheken, Rechenzentren u.a. in nicht leitenden Positionen, Personalakten | Vollarchivierung |
| Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, Personalakten | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Studierende, Matrikelakten | Vollarchivierung |
| Statistik zu Studierenden und Personal allgemein | Auswahlarchivierung |
| Studierendenstatistik je Semester | Vollarchivierung |
| Akten von Disziplinarverfahren gegen Studierende und Bedienstete | Vollarchivierung |
| Akten von Prozessen mit Personal und Studierenden | Auswahlarchivierung |
1.5 Haushaltswesen, Stiftungen und Fördervereinigungen | |
| Globaler Haushaltsplan der gesamten Hochschule | Vollarchivierung |
| Komprimierte Darstellung zum Vollzug des Gesamthaushalts | Vollarchivierung |
| Berichte des Rechungshofs | Vollarchivierung |
| Stellenplan | Vollarchivierung |
| Großgerätebeschaffung | Auswahlarchivierung |
| Rechnungsbelege | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Haushaltsüberwachungslisten | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Förderverein, Protokolle und Jahresberichte | Vollarchivierung |
| Förderverein, sonstiges Schriftgut | Auswahlarchivierung |
| Stiftung allgemein | Auswahlarchivierung |
| Stiftung, Jahresrechnungen | Vollarchivierung |
1.6 Internationale Kontakte | |
| Verträge zwischen Hochschulen und deren Anbahnung | Vollarchivierung |
| Laufende Kontakte zwischen den Institutionen | Auswahlarchivierung |
| Jahresbericht und andere Übersichten zu institutionellen Kontakten | Vollarchivierung |
| Reiseorganisation | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Kontakte einzelner Personen, Verträge und zusammenfassende Berichte | Vollarchivierung |
| Kontakte einzelner Personen, Einzelfälle | Sample-Bildung/Auswahlarchivierung |
| Bewerbungen und sonstiges Material zu hochschulübergreifenden Programmen (Auslandsstipendien, Sommerkurse u.a.) | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Beziehungen zu Institutionen und Persönlichkeiten außerhalb der Wissenschaft | Auswahlarchivierung |
1.7 Regionale Kontakte | |
| Verträge und deren Anbahnungen | Vollarchivierung |
| Laufende Kontakte | Auswahlarchivierung |
| Kontakte auf höchster Ebene mit wesentlichem Inhalt | Vollarchivierung |
1.8 Gebäude | |
| Außenansicht | Auswahlarchivierung |
| Innenansicht | Auswahlarchivierung |
| Baupläne | Auswahlarchivierung |
| Bau- und Liegenschaftsakten | Auswahlarchivierung |
| Detail-Umbauten und triviale Installationen | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Routinemäßige und ubiquitäre Sicherheitseinrichtungen | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Einzigartige oder seltene Sicherheitseinrichtungen | Auswahlarchivierung |
| Technische Infrastruktur | Auswahlarchivierung |
| Raumverteilung | Vernichtung |
| Namengebung von Gebäuden und Räumen | Auswahlarchivierung |
| Gebäudemodelle | Auswahlarchivierung |
1.9 Wissenschaftliche Infrastruktur - Zentrale Einrichtungen | |
| Routineaufgaben | Vernichtung |
| Organigramme | Vollarchivierung |
| Satzungen | Vollarchivierung |
| Jahresberichte und Statistik | Vollarchivierung |
| Protokolle der Leitungsebene | Vollarchivierung |
| Herausragende Aktivitäten (z. B. Einrichtungen neuartiger Dienste) | Auswahlarchivierung |
| Geschichte des Bibliothekstands | Auswahlarchivierung |
| Landesbibliothekarische Funktionen der Hochschulbibliothek | Auswahlarchivierung |
1.10 Ehrungen (ohne ehrenhalber verliehene akademische Grade) | |
| Ehrensenatoren- und Ehrenbürgerwürde, Akten und Urkunden | Vollarchivierung |
| Sonstige Ehrungen (Medaillen, Titel u.a.), Akten und Urkunden | Vollarchivierung |
2. Forschung und Lehre
2.1 Forschung | |
| Tätigkeitsberichte von Forschungseinrichtungen | Auswahlarchivierung |
| Druckvorstufen publizierter Forschungsergebnisse | Vernichtung |
| Verlauf von Forschungsprojekten allgemein | Vernichtung |
| Verlauf herausragender Forschungsprojekte | Auswahlarchivierung |
| Wissenschaftliche Primärdaten | siehe Hinweise der UB |
| Drittmittelforschung, Projektanträge, -bewilligungen und -berichte | Vollarchivierung |
| Drittmittelforschung, Projektfinanzierung im Überblick | Auswahlarchivierung |
| Drittmittelforschung, sonstige Projektabwicklung | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Herausgeberschaft und Peer-review herausragender Zeitschriften mit erkennbarer Enflussnahme auf Auswahl und Inhalt von Beiträgen oder wissenschaftssoziologisch aufschlussreichen Vorgängen | Auswahlarchivierung |
| Sonstige Herausgeberschaft | Vernichtung |
| Forschungstransfer | Auswahlarchivierung |
| Patente und Lizenzen | Vollarchivierung |
2.2 Lehre | |
2.2.1 Lehrveranstaltungen | |
| Vorlesungsverzeichnisse | Vollarchivierung |
| Kommentierte Vorlesungsverzeichnisse | Vollarchivierung |
| Studienordnungen und Studienpläne | Vollarchivierung |
| Konzepte für neue Studiengänge | Auswahlarchivierung |
| E-Learning-Konzepte | Auswahlarchivierung |
| Belegung einzelner Lehrveranstaltungen, Einzelnachweise und Statistik | Auswahlarchivierung |
| Ausarbeitungen zu Vorlesungen (Skripte) | Auswahlarchivierung |
| Lehrmittel | Auswahlarchivierung |
| Abhaltung von Seminaren | Vernichtung |
| Hausarbeiten im Rahmen von Lehrveranstaltungen | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Materialsammlung für die Lehre | Vernichtung |
| Studium generale, separates Veranstaltungsverzeichnis | Vollarchivierung |
| Studium generale, Inhalt herausragender Veranstaltungen | Auswahlarchivierung |
2.2.2 Prüfungen, akademische Grade und Titel | |
| Vordiplomprüfungen | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Magisterzwischenprüfungen | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Sonstige Zwischenprüfungen | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Prüfungen zu Leistungen außerhalb der Abschlusswertung | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Abschlussprüfungen (Magister, Diplom, Bachelor, Master), Prüfungszeugnisse, evtl. auch Lebenslauf des Prüflings, Gutachten | Vollarchivierung |
| Abschlussprüfungen (Magister, Diplom, Bachelor, Master), sonstige Bestandteile der Prüfungsakte (ohne Prüfungsarbeit) | Sample-Bildung/Vernichtung |
| Abschlussprüfungen (Magister, Diplom, Bachelor, Master), Prüfungsarbeiten | Auswahlarchivierung |
| Promotionsakten ohne Dissertationen | Vollarchivierung |
| Dissertationen (auch als Bestandteil der Prüfungsakte) | Vernichtung |
| Habilitationsakten | Vollarchivierung |
| Habilitationsschriften allgemein | Vernichtung |
| Ungedruckte Habilitationsschriften ohne Bibliotheksüberlieferung | Vollarchivierung |
| Ehrenhalber verliehene akademische Grade und Titel, Urkunden, Akten und Register | Vollarchivierung |
| Ab- und Wiederzuerkennung akademischer Grade und Titel | Vollarchivierung |
3. Organisationen der Studierenden
3.1 Studentische Selbstverwaltung | |
| Allgemeiner Studierendenausschuss (AStA), Protokolle | Vollarchivierung |
| Fachschaften, Protokolle | Vollarchivierung |
| Studierendenparlament, Wahlergebnisse | Vollarchivierung |
| Studierendenparlament, Protokolle | Vollarchivierung |
| AStA und Fachschaften, Rechenschaftsberichte | Vollarchivierung |
| AStA und Fachschaften, Semesterprogramme | Vollarchivierung |
| AStA-Referate, Akten | Auswahlarchivierung |
| Fachschaftsreferate, Akten | Auswahlarchivierung |
| Konflikte der Studierenden | Auswahlarchivierung |
| Flugblätter, Plakate, Transparente | Auswahlarchivierung |
3.2 Studentische Gruppen und Korporationen | |
| Akkreditierung | Vollarchivierung |
3.2.1 Politische Gruppen | |
| Wahlprogramme | Vollarchivierung |
| Semesterprogramme | Vollarchivierung |
| Flugblätter | Auswahlarchivierung |
| Zeitschriften | Vollarchivierung |
3.2.2 Konfessionelle Gruppen (Studentengemeinden) | |
| Semesterprogramme | Vollarchivierung |
| Jahresberichte | Vollarchivierung |
3.2.3 Studentenverbindungen | Auswahlarchivierung |
3.2.4 Sonstige Gruppen | Auswahlarchivierung |
3.3 Alumni-Organisationen | |
| Organisationsstruktur, Aufgabenstellung und Aufgabenerfüllung | Auswahlarchivierung |
| Datenbank zu Alumni | Vollarchivierung |
4. Vor- und Nachlässe
Eine Einstufung in die Bewertungskategorien erfolgt hier nicht. Mit + (= eher für Archivierung), - (= eher für Vernichtung) und O (= für besonders sensible Rücksichtnahme auf den Einzelfall) wird lediglich eine generelle Bewertungstendenz mitgeteilt, die jedoch für den Einzelfall völlig unverbindlich ist.
| Dokumente zu Stationen des Lebensweges | + |
| Quellen zu Merkmalen der Lebensführung | + |
| Aussagekräftige Korrespondenz | + |
| Unveröffentlichte Arbeiten und Vortragstext | + |
| Zeugnisse der beruflichen Tätigkeit | + |
| Autobiografisches Material | + |
| Terminkalender | O |
| Notizbücher | O |
| Sammlungen nicht beim Nachlasser entstandenen Materials allgemein | O |
| Sammlungen von Zeitungsausschnitten | - |
| Sammlungen fremder Sonderdrucke | - |
| Reiseunterlagen rein organisatorischen Inhalts | - |
| Unterlagen zur Organisation besuchter Tagungen | - |
| Einladungen ohne besonderen Informationswert | - |
| Privatbibliothek | - |
| Monografische Werke des Nachlassers ohne Bearbeitungsspuren | - |
| Handexemplare von Werken des Nachlassers mit Bearbeitungsspuren | + |
| Aus öffentlichen Bibliotheken kaum rekonstruierbare Sammlungen von Schriften des Nachlassers | + |
| Zeugnisse zum Entstehungsprozess wissenschaftlicher Werke | - |
5. Sammlungen
5.1 Bildmaterial | |
| Professorinnen und Professoren | Auswahlarchivierung |
| Gebäude und Campus | Auswahlarchivierung |
| Kunstwerke, Denkmäler und sonstige herausragende Objekte | Auswahlarchivierung |
| Bedeutendes Forschungsgerät | Auswahlarchivierung |
| Veranstaltungen (Jubiläen, regelmäßige Feiern, Sportereignisse u.a.) | Auswahlarchivierung |
| Akademischer Alltag | Auswahlarchivierung |
5.3 Tondokumente und Filme | Auswahlarchivierung |
5.4 Selbstdarstellung und Medienecho | |
| Jahresberichte und sonstige Arbeitsberichte allgemein | Auswahlarchivierung |
| Jahresberichte von Spitzenstellen (vor allem Rektor bzw. Präsident) | Vollarchivierung |
| Akten zur Erstellung von Jahresberichten allgemein | Vernichtung |
| Akten zur Erstellung selektiver Berichte (z. B. Jahresbericht des Rektors) mit zusätzlichem Informationsgehalt | Auswahlarchivierung |
| Pressemitteilungen | Vollarchivierung |
| Pressespiegel | Vollarchivierung |
| Sammlungen der Pressestelle zu Angehörigen und Institutionen der Hochschule | Vollarchivierung |
| übrige Akten der Pressestelle | Vernichtung |
| Fotosammlung der Pressestelle | Auswahlarchivierung |
| Hochschulzeitung | Vollarchivierung |
| AStA- und Fachschaftszeitungen | Vollarchivierung |
| Akten von Zeitschriftenredaktionen | Vernichtung |
| Corporate design, Entwicklung und Einführung sowie Muster und Rechte | Vollarchivierung |
| Werbematerial | Auswahlarchivierung |
| Internetseiten | Auswahlarchivierung |
5.5 Akademisches und kulturelles Leben, Sportveranstaltungen | |
| Veranstaltungskalender der gesamten Hochschule und der Fakultäten | Vollarchivierung |
| Veranstaltungsmanagement allgemein (Organisation, Catering, Technik, Blumenschmuck etc.) | Vernichtung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) |
| Korrespondenz mit prominenten Ehrengästen oder Festrednern | Auswahlarchivierung |
| Reden zur akademischen Jahresfeier und anderen herausragenden Feiern im Jahreslauf | Vollarchivierung |
| Programme und Gestaltungsbeispiele der regelmäßigen Feiern im Jahreslauf | Auswahlarchivierung |
| Programme und Reden besonderer Fest- und Gedenkveranstaltungen | Auswahlarchivierung |
| Programme und Arbeitsberichte zu sonstigen regelmäßigen Veranstaltungen im Jahreslauf (z.B. Dies academicus) | Auswahlarchivierung |
| Programme und Arbeitsberichte zu Werbeaktionen (z.B. Abituriententag, Kinder-Uni oder Girls-day) | Auswahlarchivierung |
| Programme und Berichte zu musischen und sportlichen Veranstaltungen | Auswahlarchivierung |
(Quelle u.a.: Universitätspräsident der Universität des Saarlandes (Hrg.): Dokumentationsprofil für Archive wissenschaftlicher Hochschulen. Eine Handreichung von Thomas Becker (Bonn), Werner Moritz (Heidelberg), Wolfgang Müller (Saarbrücken), Klaus Nippert (Karlsruhe) und Max Plassmann (Düsseldorf). Saarbrücken. 2009)