Übergabe dienstlichen Schriftguts an das Universitätsarchiv
- Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Dienst- bzw. Geschäftsbetrieb benötigt werden, sind nach Ablauf der in Rechts- oder Verwaltungsvorschriften geregelten Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch 30 Jahre nach deren Entstehung dem Universitätsarchiv anzubieten. Im Einvernehmen mit dem Universitätsarchiv können die aktenführenden Stellen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, zur Übernahme anbieten.
- Die Abgabe von Unterlagen erfolgt nur in Verbindung mit dem analog und digital an das Archiv zu übermittelndem Aussonderungsverzeichnis (s. Download-Bereich).
- Die Aussonderungsverzeichnisse sind vollständig ausgefüllt, zweifach auszufertigen und vom zuständigen Leiter der aktenführenden Stelle zu unterzeichnen. Dabei sind von diesem in der enstprechenden Spalte des Aussonderungsverzeichnisses die Aufbewahrungsfristen vorzuschlagen, soweit nicht Rechts- oder Verwaltungsvorschriften bzw. Fristenkataloge oder Richtlinien diese genau bestimmen. Festgelegte Aufbewahrungsfristen wirken sich nur bedingt auf die Entscheidung der Archivwürdigkeit aus. Sie bedeuten somit nicht, dass Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen nach dieser Handreichung abgelaufen sind, ohne vorherige Zustimmung des Universitätsarchivs vernichtet werden dürfen. Dies gilt im übrigen für alle dienstlichen Unterlagen.
- Vor Übergabe der Unterlagen an das Universitätsarchiv sind eventuell vorhandene Metallteile, wie Büro- und Heftklammern, zu entfernen und die einzelnen Vorgänge dabei so zusammenzufassen, dass der Überlieferungszusammenhang nicht zerstört wird. Im Einzelfall stellt das Universitätsarchiv der aktenführenden Stelle geeignete Verpackungsmittel (Einschlagpapier, Jurismappen, Archivkartons, Schlauchbindungen) zur Verfügung. Nicht ordnungsgemäß vorbereitete Schriftgutübergaben können vom Universitätsarchiv zurückgewiesen werden.
- Die Übergabe von Schriftgut an das Universitätsarchiv kann nur nach vorheriger Absprache mit dem Universitätsarchiv erfolgen. Bei umfangreichen, zur Übergabe angebotenen Schriftgutbeständen wird in der Regel ein Archivmitarbeiter direkt bei der aktenführenden Stelle entscheiden, welche Unterlagen übernommen und welche sofort vor Ort im Wege der vereinfachten Kassation vernichtet werden dürfen. Durchgeführte vereinfachte Kassationen werden von der aktenführenden Stelle auf den Aussonderungslisten sowie in einem gesonderten Protokoll, das dem Archiv zur dauernden Aufbewahrung zu übergeben ist, festgehalten.
- Die Aktenübergabe selbst erfolgt zu einem vereinbarten Termin durch den für die Ablieferung festgelegten Sachbearbeiter der aktenführenden Stelle im Universitätsarchiv, Prüferstr. 9, Erdgeschoss. Für den Transport der Unterlagen zum Universitätsarchiv trägt die aktenführende Stelle die Verantwortung.
- Nach der Übernahmerevision durch das Universitätsarchiv erhalten die aktenführenden Stellen ein Exemplar des Aussonderungsverzeichnisses, in das durch das Archiv für eventuell notwendig werdende Zugriffe der aktenführende Stelle auf die Unterlagen bzw. spätere Recherchen eine Zugangsnummer eingetragen wird, zurück.
