Prozesssteckbrief
Die Erfassung aller Prozesse der TUBAF beginnt mit der Erstellung bzw. Aktualisierung des Prozessteckbriefs.
Sofern bereits ein Steckbrief aus einer früheren Prozesserfassung vorliegt, prüfen Sie bitte die Inhalte das Steckbriefs auf Korrektheit und Aktualität unter Berücksichtigung der nachfolgenden Hinweise.
Es ist eine einheitliche Prozessbezeichnung nach dem Schema „Objekt + Tätigkeit“ zu wählen, die schnell den Prozessinhalt verdeutlicht und das Ergebnis des Prozesses beschreibt.
Beispiele:
- „Mitarbeiter einstellen“,
- „Dienstreise genehmigen“,
- „Eingangsrechnung begleichen“.
Die folgenden Attribute (Prozessinformationen) sollten unabhängig von der Zielsetzung immer ausgefüllt werden:
- Beschreibung,
- Verantwortliche Organisationseinheit (zuständige übergeordnete Abteilung),
- Verwendete IT-Anwendungen/-Dienste/-Tools.
Bei Bedarf kann zusätzlich das Attribut "konkrete Rechtsgrundlage" durch eine Verknüpfung mit vorhandenen Prozesskontexten aus der Kategorie "Rechtsgrundlagen" befüllt werden.
Erst nach Anlegen des Prozesssteckbriefs erfolgt die Modellierung des BPMN-Prozesses unter Berücksichtigung der geltenden Modellierungskonventionen.
Die Freigabe von Prozessmodellen erfolgt entsprechend der nachfolgenden Statusdefinitionen.
Prozessstatus
Zur eindeutigen Festlegung des aktuellen Zustands eines Prozesses wird in der Prozessplattform der sogenannte Bearbeitungsstatus gepflegt. Hierbei stehen fünf verschiedene Status zur Verfügung.
importiert
Ein Prozess wird auf den Status „importiert“ gesetzt, wenn er aus einer externen Quelle (z.B. Prozessnetzwerk, Excel-Liste mit Prozess-Steckbriefen, PicJSON-Datei, BPMN-XML-Datei) in die Prozessplattform übertragen wurde.
in Bearbeitung
Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) befindet sich „in Bearbeitung“ wenn der Steckbrief oder das Detailmodell begonnen wurde, die Bearbeitung aber noch nicht abgeschlossen ist.
modelliert
Die Bearbeitung des Modells ist abgeschlossen und das Modell entspricht den geltenden Modellierungsregeln und -konventionen. Die "Syntaxprüfung - BPMN 2.0" wurde über den Menüpunkt "Analyse" im Bearbeitungsmodus ohne Fehler durchgeführt.
freigegeben
Der Prozess wurde (nach Übergabe durch den Prozessmodellierer) fachlich durch den Prozessverantwortlichen und im Anschluss formal durch die Projektkoordinatorin ISMS/DMS geprüft und zur Nutzung freigegeben. Sofern der Prozess durch den Prozessverantwortlichen modelliert wurde, sollte die Abteilungsleitung in die fachliche Freigabe einbezogen werden.
ungültig
Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) ist als nicht (mehr) gültig oder nicht benötigt eingestuft worden.
Ein Element erhält den Status „ungültig“, wenn der Steckbrief bzw. das Modell ungültig geworden ist, der alte Stand aber zu Dokumentationszwecken weiterhin in der Prozessplattform vorgehalten werden soll. Dies kann z. B. vorkommen, wenn der Prozessablauf optimiert wurde und nun der überarbeitete Prozess „gelebt“ werden soll.
