Gem. DSGVO, Stand 02/2025 

1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck ihrer Verwendung 

Um Ihre Anmeldung zum und Teilnahme am 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 bearbeiten zu können, verarbeiten wir Ihre im Folgenden aufgeführten Daten. 

• Pflichtfelder: Teilnahmegruppe, gewähltes Kolloquium/gewählte Kolloquien, Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Einwilligung/Ablehnung für Informationen über zukünftige Veranstaltungen. 
• Optionale Felder: Sprache, Anrede, Akademischer Titel, Name des Unternehmens, Name des Instituts/der Abteilung, USt-Id-Nr., E-Mailadresse für den Rechnungsversand, Bemerkung. 

Die Datenverarbeitung geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation, Durchführung und Abwicklung des 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025, damit wir Ihnen einen reibungslosen Veranstaltungsablauf ermöglichen können. Ihre Daten nutzen wir im Rahmen der Organisation, Durchführung und Abwicklung des 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025, für 

• Teilnahmeverwaltung und zentrale Veranstaltungsorganisation: Registrierung, Versand Anmeldebestätigung, Führen der zentralen Anmeldeliste, Erstellen der (öffentlichen) Teilnahmelisten für die Kolloquien zum Zweck der Vernetzung, Führen des Verteilers für Informationen über zukünftige Veranstaltungen, Kommunikation mit teilnehmenden Personen (E-Mail-Adresse, Anrede, ggf. Titel, Nachname, Vorname, ggf. Unternehmen/Institution, gewähltes Kolloquium/gewählte Kolloquien, Teilnahmegruppe) 
• Buchhaltung, Controlling, Rechnungserstellung und Versand (ggf. Unternehmen/Institution, Anrede, ggf. Titel, Nachname, Vorname, Adresse, Land, ggf. USt-Id- Nr., gewählte Kolloquien, E-Mail-Adresse, Teilnahmegruppe, ggf. Wunsch nach Postversand) 
• die Erstellung der Anwesenheitsliste (Anrede, ggf. Titel, Nachname, Vorname, ggf. Unternehmen/Institution, gewähltes Kolloquium/gewählte Kolloquien, Teilnahmegruppe) und Namensschilder (ggf. Titel, Nachname, Vorname, ggf. Unternehmen/Institution). Sollten Sie kein Namensschild wünschen, senden Sie uns bitte bis spätestens eine Woche vor der Veranstaltung eine Mitteilung an bht [at] grafa [dot] tu-freiberg [dot] de (bht[at]grafa[dot]tu-freiberg[dot]de.) 
• die Evaluation der Veranstaltung mittels Befragungsbogen (E-Mail-Adresse). Die Teilnahme ist freiwillig und die Datenerfassung erfolgt anonymisiert. Die erhobenen Daten werden unabhängig von persönlichen Daten gesammelt und ausgewertet. 
• die Erstellung und zum Versand von Teilnahmebescheinigungen (auf Ihren Wunsch) (Anrede, ggf. Titel, Nachname, Vorname, ggf. Unternehmen/Institution, besuchte Kolloquien, Adresse). 

• die Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und Filmaufnahmen, welche auch für die Öffentlichkeitsarbeit des BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM verwendet werden. 

   

2. Empfangsberechtigte Ihrer Daten 

Zugriff auf Ihre Daten hat die zentrale Organisationsstelle des BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM zum Zweck der Teilnahmeverwaltung und zentralen Veranstaltungsorganisation, der Rechnungserstellung, der Buchhaltung, des Controllings, der Erstellung der Anwesenheitslisten und Namensschilder, der Evaluation der Veranstaltung, der Erstellung und des Versands von Teilnahmebescheinigungen, der Dokumentation der Veranstaltung und der Öffentlichkeitsarbeit. Darüber hinaus haben die Organisationsverantwortlichen der entsprechenden Kolloquien zum Zweck der Organisation und Durchführung der Kolloquien (Ausgabe der Teilnahmeunterlagen, Führen der Anwesenheitslisten, ggf. Ausgabe von öffentlichen Teilnahmelisten (nach Einwilligung), Catering- und Kolloquiumsplanung, ggf. Einladungsversand für zukünftige Veranstaltungen des BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM nach Einwilligung) eingeschränkt Zugriff auf folgende Daten zu Ihrer Person: Anrede, ggf. Titel, Nachname, Vorname, ggf. Unternehmen/Institution, gewähltes Kolloquium/gewählte Kolloquien, Teilnahmegruppe, E-Mail- Adresse, Einwilligung/Ablehnung für Informationen über zukünftige Veranstaltungen. Weiterhin haben die Beschäftigten des Dezernats Haushalt der TU Bergakademie Freiberg sowie der Hauptkasse Sachsen zum Zweck der Rechnungsverwaltung, der Buchhaltung, der Überprüfung des Zahlungsverkehrs und des Controllings eingeschränkt Zugriff auf Ihre folgenden personenbezogenen Daten: Anrede, ggf. Titel, Nachname, Vorname, Adresse, Land, ggf. Unternehmen/Institution, ggf. USt-Id.-Nr. Zur Erstellung der Namensschilder haben außerdem die Beschäftigten des Dezernats Universitätskommunikation (Medienzentrum) der TU Bergakademie Freiberg Zugriff auf folgende Ihrer Daten: ggf. Titel, Nachname, Vorname, ggf. Unternehmen/Institution. 

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Dauer der Speicherung 

Rechtsgrundlage für den Informationszugang über zukünftige Veranstaltungen des BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM ist Ihre Einwilligung, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a) der DSGVO. Rechtgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Vernetzung (Teilnahmeliste) ist ebenfalls Ihre Einwilligung, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a) der DSGVO. Ob Sie diese Einwilligung(en) erteilen, steht Ihnen frei. Erteilen Sie Ihre Einwilligung(en) nicht, entstehen Ihnen daraus keine Nachteile bezüglich der Organisation, Durchführung und Abwicklung des 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025. 

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für die Organisation, Durchführung und Abwicklung des 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO. Sie sind nicht verpflichtet uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Da die Bereitstellung Ihrer Daten jedoch erforderlich für die Anmeldung zum und die Teilnahme am 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 ist, hat eine Nichtbereitstellung Ihrer Daten zur Folge, dass eine Anmeldung zum und eine Teilnahme am 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 für Sie nicht möglich ist. 

Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen und die folgende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) der DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz, da die Öffentlichkeitsarbeit von Behörden und anderen öffentlichen Stellen zu den zugewiesenen Aufgaben dieser Stellen gehört. 

Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es zur Planung, abschließenden Durchführung und Abwicklung des 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 oder aufgrund geltender Rechtsvorschriften, wie z.B. der Aufbewahrungspflicht von Rechnungsunterlagen, erforderlich ist, längstens jedoch zwei Jahre nach Veranstaltungsende, wenn geltende Rechtsvorschriften (z.B. Aufbewahrungsfrist von Rechnungsunterlagen) nicht entgegenstehen. Sofern Sie dem Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten zur Einladung für künftige Veranstaltungen des BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM zustimmen, bewahren wir die dafür nötigen Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung auf (Anrede, ggf. Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen/Institution, Adresse). Darüber hinausgehende Daten zu Ihrer Person werden gemäß der vorstehenden Löschfristen gelöscht.  

Zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und Filmaufnahmen und der Öffentlichkeitsarbeit erfolgt eine grundsätzlich unbefristete Verarbeitung und Aufbewahrung. Wenn Sie möchten, dass Fotos/Filme, in welchen Sie abgelichtet wurden, nicht veröffentlicht beziehungsweise aus einer Veröffentlichung entfernt werden, können Sie uns jederzeit kontaktieren: bht [at] grafa [dot] tu-freiberg [dot] de (bht[at]grafa[dot]tu-freiberg[dot]de). Ihr Anliegen werden wir entsprechend prüfen. 

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz, insbesondere Angaben zum Verantwortlichen und die Ihnen zustehenden Rechte gemäß DSGVO, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. 

4. Zusätzliche Hinweise - Einsatz digitaler Dienste bei hybriden und virtuellen Kolloquien 

Um die ortsunabhängige Teilnahme zu ermöglichen, werden hybrid und virtuell stattfindende Kolloquien im Rahmen des 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 mit Bild und Ton in Echtzeit im Internet übertragen. Dazu werden die Webkonferenzdienste Zoom, BigBlueButton und Microsoft Teamsverwendet. Welcher dieser Dienste für ein Kolloquium genutzt wird, kann den Informationen für Angemeldete entnommen werden. 

Nachfolgend wird die Datenverarbeitung erläutert, welche durch die Nutzung von Webkonferenz- Lizenzen an der TU Bergakademie Freiberg erfolgt. Darüber hinaus werden Ansprechpersonen und die den Betroffenen zustehenden Rechte genannt. 

Mit der Nutzung dieser Dienste erklären sich die Betroffenen mit der damit einhergehenden Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einverstanden. 

Es wird darauf hingewiesen, dass die TU Bergakademie Freiberg für die durch sie bereitgestellten Lizenzen Voreinstellungen vorgenommen hat, welche eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Nutzung der Webkonferenzdienste so weit wie möglich minimieren. 

1. Zweck der Datenverarbeitung 

Webkonferenzdienste werden an der TU Bergakademie Freiberg verwendet, um Lehre und Forschung an der Universität und somit die Erfüllung der universitären Aufgaben gemäß SächsHSFG gewährleisten zu können. Im Rahmen des 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 kommt es zur Nutzung von Lizenzen für Zoom und Microsoft Teams sowie BigBlueButton um eine ortsunabhängige Teilnahme an hybrid und virtuell stattfindenden Kolloquien zu ermöglichen. 

2.  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

Werden für die Organisation beziehungsweise Teilnahme am 76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 personenbezogene Daten von Personen verarbeitet, die nicht in einem Beschäftigungsverhältnis zur TU Bergakademie Freiberg stehen, so geschieht dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Teilnahme an hybriden und virtuellen Kolloquien im Rahmen des 

76. BHT - FREIBERGER UNIVERSITÄTSFORUM 2025 erfolgt durch die teilnehmende Person freiwillig. In die damit einhergehende Datenverarbeitung willigt die teilnehmende Person ein. 

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten der TU Bergakademie Freiberg für die Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben und somit für die Durchführung des Dienstverhältnisses erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO in Verbindung mit vertraglichen Vorgaben als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. 

3.  Umfang der Datenverarbeitung 

Wird ein eigenes Nutzungsprofil angelegt, hat die Person je nach Art und Umfang des genutzten Dienstes ihren Nachnamen, ihren Vornamen, ein Passwort und ihre E-Mailadresse zu hinterlegen. Auf freiwilliger Basis können weitere Daten eingespielt und verwaltet werden (beispielsweise Telefonnummer, Profilbild). Es sei darauf hingewiesen, dass die Personen, die ein Nutzungsprofil innehaben, grundsätzlich nur die Daten angeben sollen, die für die jeweilige Nutzung erforderlich sind. 

Die Teilnahme an einem Online-Meeting ist grundsätzlich auch ohne Registrierung/ohne Nutzungsprofil möglich. Um einen Meeting-Raum betreten zu können, ist die Angabe eines Teilnahmenamens erforderlich. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, den Klarnamen anzugeben; ein Fantasiename, eine Zahlenfolge, eine Zahlen-Buchstaben-Kombination oder ähnliches genügen grundsätzlich. Aus Gründen der Teilnahmeverwaltung, dazu zählen insbesondere der Abgleich mit der Anmeldung, die Rechnungslegung und die Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen, wird aber um Angabe des Klarnamens oder einer anderen, die teilnehmende Person für die TU Bergakademie Freiberg identifizierbaren, Information (etwa der TU Bergakademie Freiberg bekanntes Alias, Rechnungsnummer oder Identifizierungscode) gebeten. 

Bei einer Einwahl mit dem Telefon werden gegebenenfalls Daten zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, zum Ländernamen, zur Start- und Echtzeit und zu weiteren Verbindungsdaten erhoben. 

Verarbeitet werden je nach Art des genutzten Dienstes zudem folgende Meeting-Metadaten: Thema (von der Meeting-Organisation definiert), Beschreibung (optional), IP-Adressen von Teilnehmenden, Geräte-/Hardware-Informationen (Informationen zu Browser, Kopfhörern, Webcam etc.). Regelmäßig werden Webkonferenzdienste anhand einer IP-Adresse keinen Bezug zu einer konkreten Person herstellen können. Jedoch sind Rückschlüsse auf den Internet-Provider und die Region, in der sich die teilnehmende Person aufhält, möglich. Mittels VPN-Zugang kann die IP-Adresse verschleiert werden. 

Darüber hinaus werden Video- und Audiodaten verarbeitet sowie alle sonstigen selbst einzugebenden Daten, so etwa Chateingaben. Es wird darauf hingewiesen, dass sich am Meeting teilnehmende Personen bei der aktiven Nutzung von Chat- oder sonstigen optionalen Funktionen damit einverstanden erklären, dass die damit erforderliche Datenverarbeitung erfolgt, also etwa die Chateingaben für die übrigen Meeting-Teilnehmenden einsehbar sind. 

Eine Aufzeichnung eines Meetings ist nur dann zulässig, wenn keiner der Meeting-Teilnehmenden einersolchen Aufzeichnung aktiv widerspricht. Die virtuell an einem Meeting Teilnehmenden werden vor dem Zugang zum Meetingroom darüber informiert, wie sie einen Widerspruch gegen die Aufzeichnungmitteilen können. Die Voreinstellungen der Lizenzen der TU Bergakademie Freiberg sind so gewählt, dass eine automatische Aufzeichnung nicht erfolgt. Sollte ein Kolloquium aufgezeichnet werden, erfolgt dies zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit als zugewiesene Aufgabe von Behörden und anderen öffentlichen Stellen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e) der DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz. Dabei können die Aufzeichnungen durch die TU Bergakademie Freiberg selbst der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden (etwa im Rahmen von wissenschaftlicher Berichterstattung), oder aber unter Zuhilfenahme Dritte (z. B. öffentlich zugänglichen Bibliotheken), interessierten Personenkreisen zum Abruf zur Verfügung gestellt werden. Die Meeting-Aufzeichnung wird vor der Realisierung der Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit derart bearbeitet, dass Angaben, die Rückschlüsse auf die Identität der Teilnehmer zulassen, soweit wie möglich aus der Aufzeichnung entfernt werden. 

Eine Bereitstellung personenbezogener Daten für die Nutzung von Webkonferenzdiensten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Soweit die Angabe personenbezogener Daten zwingend Voraussetzung für die Erstellung einer Nutzungsprofils ist, ergibt sich dies aus den Nutzungsbedingungen der Dienste. Darüber hinaus sind die Voreinstellungen für die Lizenzen der TU Bergakademie Freiberg so gewählt, dass eine Teilnahme an Meetings im größtmöglichen Umfang datensparsam erfolgen kann. 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.  

4. Empfangsberechtigte der personenbezogenen Daten 

Personenbezogene Daten, welche im Rahmen der Nutzung von Webkonferenzdiensten verarbeitet werden, stehen an der TU Bergakademie Freiberg grundsätzlich nur denjenigen Personen zur Verfügung, die diese Daten für die Erfüllung ihrer Aufgaben und zur Erfüllung des unter Buchstabe a) genannten Zwecks benötigen. Dies gilt nicht, wenn die TU Bergakademie Freiberg zu einer Weitergabe der Daten verpflichtet ist. 

Beim Dienst BigBlueButton werden alle Daten auf Servern der TU Bergakademie Freiberg gespeichert, es kommen ausschließlich gesicherte Übertragungsprotokolle zum Einsatz. Eine Weitergabe von Daten an Dritte außerhalb der TU Bergakademie Freiberg erfolgt bei der Nutzung von BigBlueButton nicht. 

Eine Weitergabe der Daten erfolgt bei der Nutzung von Zoom oder Microsoft Teams auf Basis eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses mit den Webkonferenzdiensten Zoom und Microsoft Teams. 

Bei Zoom: An die Zoom Video Communications, Inc. mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien/USA.  

Kontaktdaten Zoom Video Communications, Inc: 

Zoom 

San Jose Headquarters 

55 Almaden Boulevard, 6th Floor 

San Jose, CA 95113, USA 

Tel.: +1.888.799.9666 

E-Mail: info [at] zoom [dot] us (info[at]zoom[dot]us)  

Kontaktdaten Zoom Video Communications, Inc. innerhalb Europas: 

Zoom France 33 rue Lafayette 

75009 Paris, France 

Tel.: +33.800.94.64.64 

E-Mail: info [at] zoom [dot] us (info[at]zoom[dot]us) 

Die Übermittlung der Daten an die Zoom Video Communications, Inc. erfolgt auf Grundlage von durch die EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO). 

Darüber hinaus arbeitet die Zoom Video Communications, Inc. im Rahmen der Bereitstellung der Dienste mit diversen Subunternehmen zusammen, sofern diese hinreichende Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung einer Datenverarbeitung im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen bestehen. Eine Auflistung der Subunternehmen ist unter folgendem Link abrufbar: https://zoom.us/de-de/subprocessors.html 

Bei Microsoft Teams: An die Microsoft Corporation mit Hauptsitz in Redmont, Washington, USA. 

Kontaktdaten Microsoft Corporation: 

Microsoft Corporation One Microsoft Way 

Redmond, WA 98052-6399 USA 

Kontaktdaten von Microsoft in Europa: 

EU Data Protection Officer Microsoft Place 

South County Business Park Leopardstown, Dublin 18, Ireland Tel.: +353 1 706 3117. 

Die Übermittlung der Daten an die Microsoft Corporation erfolgt auf Grundlage von durch die EU- Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO). 

Darüber hinaus arbeitet die Microsoft Corporation im Rahmen der Bereitstellung der Dienste mit diversen Subunternehmen zusammen, sofern diese hinreichende Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung einer Datenverarbeitung im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen bestehen. Eine Auflistung der Subunternehmen ist unter folgendem Link abrufbar:

https://servicetrust.microsoft.com/DocumentPage/ede6342e-d641-4a9b-9162-7d66025003b0 

5. Speicherung der personenbezogenen Daten 

Die durch die Nutzung von Webkonferenzdiensten verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. Dies gilt nicht, soweit eine längere Speicher- oder Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung erforderlich ist. Wird ein Kolloquium aufgezeichnet, wird diese Aufzeichnung für unbegrenzte Zeit gespeichert und sie kann öffentlich zugänglich sein (siehe Ziffer 4, Buchstabe d). 

Nutzungsprofile können die Nutzenden eigenständig löschen. Nutzungsprofile, welche im Rahmen einer Lizenz der TU Bergakademie Freiberg angelegt wurden, sind zu löschen, sobald es für die Zweckerfüllung nicht mehr benötigt wird, spätestens mit Ausscheiden aus der TU Bergakademie Freiberg.  

6. Betroffenenrechte 

Werden personenbezogene Daten durch die Nutzung von Webkonferenzdiensten verarbeitet, stehen jeder der davon betroffenen natürlichen Person grundsätzlich nachfolgende Rechte gemäß der DSGVO gegenüber der TU Bergakademie Freiberg zu. 

Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO 

Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO Recht auf Unterrichtung, Art. 19 DSGVO 

Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO 

Recht auf Widerruf der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO (im Falle einer Verarbeitung auf Grund einer Einwilligung) 

Soweit Betroffene ein oder mehrere der vorstehenden Rechte ausüben möchten, wenden sie sich bitte an: 

Technische Universität Bergakademie Freiberg Medienzentrum/E-Learning 

Prüferstraße 1 

09599 Freiberg 

E-Mail: elearning [at] tu-freiberg [dot] de (elearning[at]tu-freiberg[dot]de)  

Ob den Betroffenen das geltend gemachte Recht im konkreten Einzelfall tatsächlich zusteht, wird von der Datenschutzbeauftragten der TU Bergakademie Freiberg geprüft. 

Darüber hinaus steht den Betroffenen ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, Art. 77 DSGVO. 

Weitere Hinweise zum Datenschutz sind unter den folgenden Links abrufbar:

Zoom: https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html 

Microsoft Teams: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy