Wofür wird eine amtlich beglaubigte Kopie benötigt?
Für die Einschreibung zum Studium wird neben dem Antrag auf Immatrikulation auch der Nachweis der Hochschulzugangsberechtigung (Abiturzeugnis) oder bei Hochschulwechslern ggf. Leistungsübersichten vom bisherigen Studium, Diplome, Zeugnisse und Sprachnachweise als amtlich beglaubigte Kopie gefordert.
Fremdsprachige Zeugnisse und Nachweise sind, sofern nicht in englischer oder französischer Sprache abgefasst, zusätzlich als amtlich beglaubigte deutsche Übersetzungen einzureichen.
Wer nimmt eine amtliche Beglaubigung vor?
Amtlich beglaubigen kann jede öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel (runder Stempel mit Emblem) führt. Dazu gehören u. a.: Behörden, Notare und öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen. Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von folgenden Stellen (auch wenn sie ein Siegel führen): Rechtsanwält:innen, Vereine, Wirtschaftsprüfer:innen, Buchprüfer:innen.
Amtlich beglaubigte Übersetzungen werden von auf Landesebene bestellten Übersetzer:innen ausgestellt.
Amtliche Beglaubigungen und Übersetzungen sind gebührenpflichtig.
Wie ist die amtliche Beglaubigung auszuführen?
Die amtliche Beglaubigung muss enthalten:
- einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk),
- die Unterschrift des Beglaubigenden und
- den Abdruck des Dienstsiegels. Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht.
Bitte beachten:
Kopierte Beglaubigungen sind nicht ordnungsgemäß und werden von der Universität nicht anerkannt.
Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z. B. schuppenartig) übereinander gelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint (siehe Darstellung im linken oberen Teil des Musters). Es kann auch jede Seite gesondert beglaubigt werden. Dann ist darauf zu achten, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name steht. Ist er nicht überall angeben, muss er in die Beglaubigungsvermerke aufgenommen werden, zusammen mit einem Hinweis auf die Art der Urkunde. Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, so muss sich der Beglaubigungsvermerk auch auf die Vorder- und Rückseite beziehen oder Vorder- und Rückseite müssen gesondert beglaubigt werden. Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.