Schriftgutübergabe

Übergabe dienstlichen Schriftguts an das Universitätsarchiv der TU Bergakademie Freiberg

  1. Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Dienst- bzw. Geschäftsbetrieb benötigt werden, sind nach Ablauf der in Rechts- oder Verwaltungsvorschriften geregelten Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch 30 Jahre nach deren Entstehung dem Universitätsarchiv anzubieten. Im Einvernehmen mit dem Universitätsarchiv können die aktenführenden Stellen - nachfolgend Registraturbildner genannt - Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, zur Übernahme anbieten.
  2. Die Abgabe von Unterlagen erfolgt nur in Verbindung mit dem vorgedruckten Aussonderungsverzeichnis.
  3. Die Aussonderungsverzeichnisse sind, vollständig ausgefüllt (Spalten 2 bis 6), zweifach auszufertigen und vom zuständigen Leiter des Registraturbildners zu unterzeichnen. Dabei sind von diesem in Spalte 6 des Aussonderungsverzeichnisses die Aufbewahrungsfristen vorzuschlagen, soweit nicht Rechts- oder Verwaltungsvorschriften bzw. Fristenkataloge oder Richtlinien diese genau bestimmen. Festgelegte Aufbewahrungsfristen wirken sich nur bedingt auf die Entscheidung der Archivwürdigkeit aus. Sie bedeuten somit nicht, dass Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen nach dieser Handreichung abgelaufen sind, ohne vorherige Zustimmung des Universitätsarchivs vernichtet werden dürfen. Dies gilt im übrigen für alle dienstlichen Unterlagen. Um dem Registraturbildner die Eintragung der Aufbewahrungsfristen zu erleichtern, wird eine Auswahlliste von Aufbewahrungsfristen beigefügt.
  4. Vor Übergabe der Unterlagen an das Universitätsarchiv sind eventuell vorhandene Metallteile, wie Büro- und Heftklammern, zu entfernen und die einzelnen Vorgänge dabei so zusammenzufassen, dass der Überlieferungszusammenhang nicht zerstört wird. Im Einzelfall stellt das Universitätsarchiv dem Registraturbildner geeignete Verpackungsmittel (Einschlagpapier, Jurismappen, Archivkartons) zur Verfügung. Nicht ordnungsgemäß vorbereitete Schriftgutübergaben können vom Universitätsarchiv zurückgewiesen werden.
  5. Die Übergabe von Schriftgut an das Universitätsarchiv kann nur nach vorheriger Absprache mit dem Universitätsarchiv erfolgen. Bei umfangreichen, zur Übergabe angebotenen Schriftgutbeständen wird in der Regel ein Archivmitarbeiter direkt beim Registraturbildner entscheiden, welche Unterlagen übernommen und welche sofort vor Ort im Wege der vereinfachten Kassation vernichtet werden dürfen. Durchgeführte vereinfachte Kassationen werden vom Registraturbildner auf den Aussonderungslisten sowie in einem gesonderten Protokoll, das dem Archiv zur dauernden Aufbewahrung zu übergeben ist, festgehalten.
  6. Die Aktenübergabe selbst erfolgt zu einem vereinbarten Termin durch den für die Ablieferung festgelegten Sachbearbeiter des Registraturbildners im Universitätsarchiv, Akademiestr. 6, Erdgeschoss. Für den Transport der Unterlagen zum Universitätsarchiv trägt der Registraturbildner die Verantwortung.
  7. Nach der Übernahmerevision durch das Universitätsarchiv erhalten die Registraturbildner ein Exemplar des Aussonderungsverzeichnisses, in das durch das Archiv für eventuell notwendig werdende Zugriffe des Registraturbildners auf die Unterlagen bzw. spätere Recherchen eine Zugangsnummer eingetragen wird, zurück.

Dieses Merkblatt wurde auf der Grundlage des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen (SächsArchivG) vom 17. Mai 1993 (SGVBl. Nr. 24/1993 S. 449 sowie der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei, des Sächsischen Staatsministeriums des Innern...des Sächsischen Staatministeriums für Wissenschaft und Kunst...über die Verwaltung von Unterlagen (VwV RegO) vom 2. Februar 2000 vom Universitätsarchiv erarbeitet. Die Regelungen sind im Universitätsarchiv einsehbar.