Exchange Postfach

Das Rechenzentrum bietet allen Mitarbeitern der TU Bergakademie Freiberg an, Microsoft Outlook mit dem Mail-Dienst Microsoft Exchange als komfortable Alternative zum bisherigen E-Mail-Dienst (Horde Groupware) zu nutzen.

Einige Funktionen im Überblick:

  • Einfach zu bedienende Oberfläche von Microsoft Outlook
  • Zugriff auf Ihre Mails mit dem lokal installierten Outlook Client oder über die weltweit verfügbare Weboberfläche
  • Kalenderfunktionalität mit frei / gebucht Anzeige (auch deaktivierbar)
  • Terminplanungsassistent zur schnellen, universitätsinternen Planung von Arbeitstreffen und Besprechungen
  • Einfach aktivierbare und persönliche Abwesenheitsnachricht
  • Mögliche Integration von mobilen Endgeräten zum Empfangen von E-Mails, zur Kalender- und Kontaktverwaltung (z. B. iPhone,..)
  • Möglichkeit des Einrichtens von persönlichen E-Mailverteilerlisten
  • Sichere Speicherung Ihrer Daten im zentralen, hochverfügbaren Datenspeichersystem der Universität

Das bestehende System auf Basis von Horde wird vom Rechenzentrum weiterhin bereitgestellt. Es ist Ihre Entscheidung, ob Sie zu dem neuen Dienst wechseln möchten.

Volltext anzeigen

Auswahl eines Lizenzpaketes

Die benötigten Softwarelizenzen wurden durch das URZ in einem Landesvertrag erworben. Es entstehen für Sie also keine Kosten. Sie können unter folgenden Optionen wählen.

Paket 1: Microsoft Outlook Client und notwendige Serverzugriffslizenzen

Wählen Sie dieses Paket, wenn Sie

  • noch kein Microsoft Office Paket besitzen oder
  • Microsoft Office Home und Student nutzen (enthält kein Outlook) oder
  • nur über den Webbrowser auf Ihr Postfach zugreifen wollen

Paket 2: nur notwendige Serverzugriffslizenzen

Dieses Paket sollte von Ihnen gewählt werden, wenn Sie

  • bereits eine Microsoft Office Lizenz mit Outlook besitzen (außer Microsoft Office Home und Student).

Sowohl Paket 1 als auch Paket 2 decken die Umstellung einer existierenden E-Mailadresse lizenztechnisch ab.

Umstellungsprozess

Mitarbeiter

Der Prozess der Umstellung läuft für den Nutzer in 4 Schritten ab. Bitte beachten Sie, dass der Prozess der Umstellung nur bedingt umkehrbar ist:

  1. Prüfung, ob Sie die notwendigen Lizenzen (siehe oben) besitzen oder die benötigte Software (MS Office inklusive MS Outlook) auf Ihrem Arbeitsplatz-PC vorhanden sind. Wenn nicht, können Sie die Lizenzen wie folgt kostenfrei erwerben:

    1. Anforderung per Mail an sekretariatathrz [dot] tu-freiberg [dot] de,

    2. Anforderung der Lizenzen per Telefon im Sekretariat des URZ, Durchwahl -2337

    Im Anschluss wird Ihnen ein Installationsträger erstellt. Dieser wird Ihnen per Hauspost zugestellt. Es steht Ihnen natürlich auch frei, den Installationsträger persönlich abzuholen.

  2. Installieren Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Arbeitsplatz-PC und richten es entsprechend ein.

  3. Beantragung der Umstellung im Identitätsmanagementsystem der TUBAF unter der Funktion „Exchange Antrag“ (derzeit noch nicht für alle Mitarbeiter freigeschaltet, alternativ per Formular). Bitte beachten Sie dazu auch die Anleitungen und Hinweise im Service Portfolio. Dies löst einen Genehmigungsprozess im Service Desk des URZ aus, der entsprechend bearbeitet wird. Ist die Genehmigung erfolgt, wurde Ihr Postfach auf Exchange umgestellt. Der Mailversand erfolgt dann umgehend und ausschließlich in Ihr Exchange Postfach. Unmittelbar vor der Umstellung erhalten Sie dazu eine Mail an Ihr altes Postfach.

  4. Für die Einrichtung des MS Outlook nutzen Sie bitte diese Anleitung. Für den Umzug von E-Mails, Terminen und Kontakten aus dem alten Postfach in Ihr neues Exchange basiertes Postfach haben wir diese Anleitung für Sie bereitgestellt. 

Für Institutions- und Funktionsadressen

Zur Umstellung eines bestehenden institutionellen (Funktions-) Accounts auf Microsoft Exchange nutzen Sie bitte dieses Formular

(Folgendes ist derzeit noch nicht möglich, Stand Januar 2018, wenden Sie sich bitte an das URZ)
[Neue Institutionelle Funktionskonten können über das Identitätsmanagementsystem unter der entsprechenden Funktion „Funktionskonto anlegen“ beantragt werden. Bitte beachten Sie, dass dazu die Voraussetzung gilt, dass dann alle berechtigten Beschäftigten Microsoft Exchange nutzen müssen.] 

Unterstützte Abrufmöglichkeiten

Falls Sie Hilfe benötigen, unterstützen wir Sie bei der Verwendung von  Microsoft Outlook (aktuelle Versionen unter Windows und macOS) sowie dem Outlook-Web-Access (für alle gängigen Webbrowser). 

Die Verwendung von offiziell Microsoft Exchange unterstüzenden Mail-Programmen, wie Mac-Mail oder die Mailclienten von iOS- und Android, wird von uns geduldet. Beratung bei Problemen kann nur nach unserem Ermessen und im Rahmen der personellen Möglichkeiten erfolgen.

Jeder andere Zugriff ist im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit von uns nicht erwünscht und wird, wenn möglich, auch unterbunden. Für Datenverlust oder Beeinträchtigungen des Gesamtsystems durch Fremdprogramme oder fehlerhafte Zugriffe trägt der Verursacher volle Verantwortung.

Häufig gestellte Fragen - FAQ

Frage:

Wie archiviere ich ältere, nicht permanent benötigte E-Mails?

Antwort:

Das Rechenzentrum weist darauf hin, dass E-Mails nicht im Posteingang, oder Unterordnern des Postfachs, auf längere Zeit abgelegt werden sollten. Bitte legen Sie sich einen lokalen (Archiv-) Ordner in Ihrem Homelaufwerk an, in den Sie ältere E-Mails in regelmäßigen Abständen verschieben. 

Frage:

Die Konfiguration des Outlook Client scheitert, ich bekomme keinen Zugriff auf den Exchange Server.

Antwort:

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Serveradresse nutzen: Für die Outlook Client Konfiguration: webowa.ad.tu-freiberg.de (IP-Adresse: 139.20.69.30) für WEB-Zugriff: webowa.ad.tu-freiberg.de/owa. 

Frage:

Die Standard Postfachgröße von 2 GB reicht nicht aus? Kann ich eine Erweiterung des Postfaches beantragen?

Antwort:

Eine Erweiterung des Postfaches ist für Professoren bis zu 10 GB möglich. Für andere Mitarbeiter ist die Erweiterung unter der Maßgabe der Verfügbarkeit von ausreichend Speicherplatzressourcen möglich. Um eine Vergrößerung des Postfaches zu beantragen, senden Sie bitte einen formlosen Antrag via E-Mail an servicedeskattu-freiberg [dot] de. Den vollständigen Prozess zur Postfacherweiterung finden Sie hier

Frage:

Ich möchte ein institutionelles Postfach oder ein Ressourcenpostfach (z.B. für einen buchbaren Raum oder Projektor), inklusive Kalender, für meinen Bereich einrichten. Was muss ich tun?

Antwort:

  1. Institutionelles Postfach: Neue Funktionskonten zur Nutzung als Shared Mailbox für mehrere Nutzer können über das Identitätsmanagementsystem unter der entsprechenden Funktion „Funktionskonto anlegen“ beantragt werden. Bitte beachten Sie, dass dazu die Voraussetzung gilt, dass alle berechtigten Beschäftigten Microsoft Exchange nutzen müssen. Eine separate Anleitung folgt in Kürze. Alternativ per Formular.

  2. Ressourcenpostfach: Für einen buchbaren Raum oder Projektor nutzen Sie bitte das ausgefüllte Formular und senden per Hauspost (Bernhard-von-Cotta Straße 1, Sekretariat URZ, Raum 4.02) oder per Fax (Nummer:+49 3731 39-4020) an das Sekretariat des URZ. Gern können Sie Ihren Antrag auch persönlich vorbei bringen.

Frage:

Im Zeitraum vor der vollständigen Aktivierung des Exchange Postfaches durch das URZ (Siehe Prozess der Umstellung) wird nur ein Teil der an mich gerichteten E-Mails an mein altes herkömmliches Postfach zugestellt. Was ist die Ursache?

Antwort:

Vor der vollständigen Umstellung auf Ihr neues Postfach, was durch eine Umleitung im alten UNIX-basierten Postfachs geschieht, werden die Nachrichten, welche von einem MS Exchange basierten Absenderpostfach versendet werden, direkt an Ihr neues Postfach zugestellt. Es ist also notwendig, dass Sie für den Zeitraum der Umstellung beide Postfächer kontrollieren. Ihr altes Postfach auf dem herkömmlichen Weg (POP3 oder IMAP Zugriff mittels Thunderbird oder einem anderen E-Mailclient, Online mittels Horde) und Ihr neues Exchange basiertes Postfach mittels WEBOWA

Frage:

Ich habe auf über die Webseite des Universitätsrechenzentrums mein E-Mail-Abwesenheitsmeldung (Vacation-Meldung) gepflegt. Nun teilten Kollegen mit, dass sie keine Meldung erhalten haben, nachdem sie eine Nachricht an mich gesendet haben. Was ist die Ursache?

Antwort:

Die Abwesenheitsmeldung (Vacation-Meldung) ist nur für Nutzer des herkömmlichen UNIX-basierten E-Mail-Dienstes geeignet. Exchange und Outlook Nutzer nutzen bitte die interne Abwesenheitsmeldung in Outlook. In der Umstellungsphase, in der Sie ein Exchange und UNIX-basiertes Postfach besitzen, ist die Abwesenheitsmeldung in Outlook (über den Webclient) und auf dem herkömmlichen Weg zu pflegen (Vacation).

Voraussetzungen

  • Zentrales Login

Kontakt

Regina Gläser, Kerstin Stein