Barrierefreie Dokumente

Hier finden Sie Informationen zur barrierefreien Gestaltung von Word- und PDF-Dokumenten. Laut den gesetzlichen Vorschriften müssen neben den Webinhalten auch alle elektronisch zugänglichen Dokumentformate den Richtlinien entsprechen. Dies gilt für alle Veröffentlichungen seit dem 23. September 2018 sowie alle Dokumente, die für die aktiven Verwaltungsverfahren noch relevant sind.

Generell gelten hier ähnliche Anforderungen wie bei der Website-Gestaltung, im Besonderen ist Folgendes zu beachten:

Strukturierung

Formatvorlagen

  • Word: Start > Dialogfeld „Formatvorlagen“
  • Verschiedene Optionen für Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, …
  • Einheitliche Formatierung von Elemente
  • Bietet assistiven Technologien einen besseren Zugriff auf Elemente
  • Zusätzlich können eigene Vorlagen erstellt werden

Links

  • Word: Einfügen > Links > Link
  • Falls angemessen: alternative Beschreibung als Linktext verwenden

Abbildungen

  • Bildunterschrift in Word einfügen: Rechtsklick > Beschriftung einfügen
  • Alternativtext einfügen: Rechtsklick > Grafik formatieren > Layout und Eigenschaften
  • Abbildungen benötigen zwingend einen Alternativtext
  • Der Alternativtext sollte nicht die Bildunterschrift wiederholen, sondern eine genaue Beschreibung des Bildinhalts geben

Tabellen

  • Komplexe Tabellen vermeiden, falls möglich mehrere einfache Tabellen oder Listen verwenden
  • Spaltenüberschriften kennzeichnen: Tabellentools > Layout > Daten > Überschriften wiederholen
  • Gegebenenfalls Alternativtext, falls die Daten nicht selbsterklärend sind
  • Alternativtext hinzufügen: Rechtsklick > Tabelleneigenschaften > Alternativtext

Gestaltung

Farbe und Kontrast

  • Besondere Informationen dürfen nicht nur farblich kommuniziert werden; stattdessen auch andere Gestaltungsmittel wie Unterstreichungen oder fett Hervorheben
  • Es muss auf einen ausreichenden Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund geachtet werden

Schrift

  • Vermeiden von sehr feinen oder verzierten Schriftarten, stattdessen Verwendung von Standardschriftarten wie Calibri oder Times
  • Schriftgröße und Zeilenabstand nicht zu klein wählen (Größe 12 und Abstand 1,5 ist angemessen)
  • Texte bestenfalls linksbündig ausrichten und auf Silbentrennung verzichten (Layout > Seite einrichten > Silbentrennung)

Dokumenteigenschaften

Metadaten

  • Angaben zum Titel und Autor des Dokuments sollten ergänzt werden
  • Word: Datei > Informationen > im rechten Teil unter Eigenschaften hinzufügen
  • Adobe Acrobat: Datei > Eigenschaften

Sprache

  • Damit ein Screenreader den Text in der richtigen Sprache vorlesen kann, muss eine Dokumentsprache definiert werden
  • Sollte beim Erstellen mit Word schon eingestellt sein
  • Falls nicht: Acrobat > Datei > Eigenschaften > Erweitert
  • Falls Sprachwechsel im Text: entsprechende Passagen markieren und Sprache ändern

Prüfung

  • Word: Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen

Konvertieren

  • Dokument als „getaggt“ kennzeichnen, Screenreader funktionieren sonst eventuell nicht
  • Word: Beim Konvertieren zu PDF > Optionen > „Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von Adobe-PDF mit Tags“ aktivieren
  • Zulässige Sicherheitseinstellungen, damit assistive Technologien Zugriff auf das Dokument haben
  • Sollte standardmäßig zulässig sein, falls nicht: Acrobat > Einstellungen > Sicherheit