Exchange Postfach

Seit Juni 2010 bietet das Rechenzentrum allen Mitarbeitern der TU Bergakademie Freiberg einen neuen Service an. Microsoft Outlook auf der Basis von Microsoft Exchange 2010 als komfortablere Alternative zum bisherigen E-Mail und Groupware Client Horde.

Die Hauptvorteile für Sie als Nutzer auf einem Blick:

  • Schnell, bekannte und einfach zu bedienende Oberfläche von Microsoft Outlook
  • Sie haben die Wahl: Arbeiten mit dem lokal installierten Outlook Client oder mit der weltweit verfügbaren Weboberfläche.
  • Kalenderfunktionalität mit frei / gebucht Anzeige (auch deaktivierbar)
  • Terminplanungsassistent zur schnellen, universitätsinternen Planung von Arbeitstreffen und Besprechungen
  • Einfach und persönlich zu aktivierende Abwesenheitsnachricht
  • Mögliche Integration von mobilen Endgeräten zum Empfangen von E-Mails, zur Kalender- und Kontaktverwaltung (z.B. iPhone,..)
  • Möglichkeit des Einrichtens von persönlichen E-Mailverteilerlisten
  • Sichere Speicherung Ihrer Daten im zentralen, hochverfügbaren Datenspeichersystem der Universität

Das bestehende System auf Basis von Horde bleibt bestehen. Es liegt in Ihrer Entscheidung ob Sie den neuen, verbesserten Dienst nutzen möchten.

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Anmeldeprozess

Wenn Sie an der Nutzung von MS Outlook auf Basis von MS Exchange interessiert sind, gibt es nun Folgendes zu beachten:

Für diesen Dienst werden zwar grundsätzlich Microsoft Softwarelizenzen benötigt, diese wurden durch das URZ allerdings in einem Landesvertrag erworben. Es entstehen für einen Wechsel und die Nutzung von Exchange für Sie keine Kosten. Sie können unter folgenden Optionen wählen.

Paket 1: MS Outlook Client und notwendige Serverzugriffslizenzen

Dieses Paket sollte von Ihnen gewählt werden, wenn Sie noch kein Microsoft Office Paket installiert haben, also noch keine Lizenz für Microsoft Outlook besitzen. Diese Option ist auch für Nutzer relevant, welche Microsoft Office Home und Student nutzen, da dieses Paket keine Lizenz für MS Outlook enthält. Bitte beachten Sie auch, dass auch wenn Sie nur über das Webbrowser auf Ihr Postfach zugreifen wollen, dieses Paket zu wählen ist.

Für Mitarbeiter der TU Bergakadmie Freiberg werden die notwendigen Lizenzen aus dem Microsoft-Campusvertrag der Universitäten und Fachhochschulen bereitgestellt.

Paket 2: nur notwendige Serverzugriffslizenzen

Dieses Paket sollte von Ihnen gewählt werden, wenn Sie bereits eine Microsoft Office Lizenz besitzen (ausgenommen Besitzer von Microsoft Office Home und Student). Wie Paket 1 deckt Paket 2 die Umstellung einer existierenden E-Mailadresse lizenztechnisch ab.

Sie wollen Ihr existierendes E-Mailkonto umstellen lassen? Dann füllen Sie bitte das folgende Formular aus. Bitte geben Sie eine gültige Kostenstelle der TU BAF an und lassen Sie das Dokument vom entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen abzeichnen. Sie haben auch die Möglichkeit die Umstellung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu beantragen (z.B. für einen kompletten Lehrstuhl), füllen Sie einfach die relevanten Felder aus. Bitte beachten Sie auch, dass der Prozess der Umstellung nur bedingt reversibel ist.

Übersenden Sie im nächsten Schritt das ausgefüllte und unterzeichnete Dokument an das Universitätsrechenzentrum. Dies können Sie auf folgende Art und Weise tun:

  • Per Fax an die Nummer +49 3731 39-4020
  • Persönliche Abgabe im Universitätsrechenzentrum (Bernhard-von-Cotta-Straße 1, Raum 4.02)
  • Per Hauspost an oben genannte Adresse

Prozess der Umstellung

Der Prozess der Umstellung läuft für den Nutzer in 5 Schritten ab:

  1. Beantragung der Umstellung mittels des Antragsformulars
  2. Nachdem die notwendigen Arbeiten nach ca. 5 Tagen im Rechenzentrum abgeschlossen sind, erhalten Sie die Lizenzen vom URZ an ihre Emailadresse.
  3. Ab diesem Zeitpunkt kann Ihr neues Exchange basiertes Postfach E-Mails empfangen. Bitte kontrollieren Sie bis zum vollständigen Aktivieren des neuen Postfachs beide Postfächer (altes Postfach: herkömmliche Verfahrensweise; via Exchange Postfach).
  4. Installieren Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Arbeitsplatz – PC und richten es entsprechend ein. Nach Abschluss dieser Vorbereitungsarbeiten informieren Sie uns über das Ticketsystem OTRS (z.B. durch eine E-Mail an ServiceDeskattu-freiberg [dot] de). Einer unserer Mitarbeiter wird dann die Aktivierung Ihres neuen Exchange basierten Postfachs für Sie vornehmen . Nun haben sie 4 Wochen lang die Möglichkeit die E-Mails, Termine und Kontakte aus dem alten Postfach in Ihr neues Exchange basiertes Postfach zu laden. Wie dieses funktioniert, wird Ihnen in ausführlichen, nutzerzentrierten Dokumentationen erklärt.

Sollten Sie weitere Fragen zum Umstellungsprozess haben, die folgende Grafik enthält alle Details.

Häufig gestellte Fragen - FAQ

Frage:

Wie archiviere ich ältere, nicht permanent benötigte E-Mails?

Antwort:

Das Rechenzentrum weist darauf hin, dass E-Mails nicht im Posteingang, oder Unterordnern des Postfachs, auf längere Zeit abgelegt werden sollten. Bitte legen Sie sich einen lokalen (Archiv-) Ordner in Ihrem Homelaufwerk an, in den Sie ältere E-Mails in regelmäßigen Abständen verschieben. 

Frage:

Die Konfiguration des Outlook Client scheitert, ich bekomme keinen Zugriff auf den Exchange Server.

Antwort:

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Serveradresse nutzen: Für die Outlook Client Konfiguration: webowa.ad.tu-freiberg.de (IP-Adresse: 139.20.69.30) für WEB-Zugriff: webowa.ad.tu-freiberg.de/owa. 

Frage:

Die Standard Postfachgröße von 2 GB reicht nicht aus? Kann ich eine Erweiterung des Postfaches beantragen?

Antwort:

Eine Erweiterung des Postfaches ist für Professoren bis zu 10 GB möglich. Für andere Mitarbeiter ist die Erweiterung unter der Maßgabe der Verfügbarkeit von ausreichend Speicherplatzressourcen möglich. Um eine Vergrößerung des Postfaches zu beantragen, senden Sie bitte einen formlosen Antrag via E-Mail an servicedeskattu-freiberg [dot] de. Den vollständigen Prozess zur Postfacherweiterung finden sie hier

Frage:

Ich möchte ein institutionelles Postfach oder ein Ressourcenpostfach (z.B. für einen buchbaren Raum oder Projektor), inklusive Kalender, für meinen Bereich einrichten. Was muss ich tun?

Antwort:

Bitte senden Sie das ausgefüllte Formular zum Neubeantragen oder Umstellen von institutionelle Postfächern auf Microsoft Exchange per Hauspost oder per Fax an das Sekretariat des URZ. Bitte beachten Sie, daß für institutionelle Postfächer keine Lizenzkosten anfallen.

Frage:

Im Zeitraum vor der vollständigen Aktivierung des Exchange Postfaches durch das URZ (Siehe Prozess der Umstellung) wird nur ein Teil der an mich gerichteten E-Mails an mein altes herkömmliches Postfach zugestellt. Was ist die Ursache?

Antwort:

Vor der vollständigen Umstellung auf Ihr neues Postfach, was durch eine Umleitung im alten unixbasierten Postfachs geschieht, werden die Nachrichten, welche von einem MS Exchange basierten Absenderpostfach versendet werden, direkt an Ihr neues Postfach zugestellt. Es ist also notwendig, dass Sie für den Zeitraum der Umstellung beide Postfächer kontrollieren. Ihr altes Postfach auf dem herkömmlichen Weg (Pop3 oder IMAP Zugriff mittels Thunderbird oder einem anderen E-Mailclient, Online mittels Horde) und Ihr neues Exchange basiertes Postfach mittels WEBOWA

Frage:

Ich habe auf über die Webseite des Universitätsrechenzentrums mein E-Mail-Abwesenheitsmeldung (Vacation-Meldung) gepflegt. Nun teilten Kollegen mit, dass sie keine Meldung erhalten haben, nachdem Sie eine Nachricht an mich gesendet haben. Was ist die Ursache?

Antwort:

Die Abwesenheitsmeldung (Vacation-Meldung) ist nur für Nutzer des herkömmlichen unixbasierten E-Maildienstes geeignet. Exchange und Outlook Nutzer nutzen bitte die interne Abwesenheitsmeldung in Outlook. In der Umstellungsphase, in der Sie ein Exchange und unixbasiertes Postfach besitzen, ist die Abwesenheitsmeldung in Outlook (über den Webclient) und auf dem herkömmlichen Weg zu pflegen (Vacation).

Voraussetzungen

  • Zentrales Login

Kontakt

Regina Gläser
Kerstin Stein